Excelin käyttö laskentataulukoiden avulla (myös LibreOfficen ja Google Sheetsin avulla)

4 asiaa, jotka sinun tulee tietää tullaksesi hyväksi Microsoft Excelin, LibreOffice Calin ja Google Sheetsin avulla sähköisten laskentataulukoiden hallinnassa

Tietokoneella työskentelevien on ennemmin tai myöhemmin alettava työskennellä laskentataulukoiden kanssa, jotka ovat yksi monimutkaisimmista ja tehokkaimmista työkaluista, joita voidaan käyttää tietokoneella työpaikalla. Excel-asiantuntijaksi tuleminen ei ole ollenkaan helppoa, mutta voimme oppia ainakin perustoiminnot ja toiminnot, jotta Excelin ja sen tarjoamien taulukkolaskentaohjelmien avulla tulemme hyvään.

1) Syötä tiedot nopeasti lomakkeiden tai moduulien avulla

Tietojen syöttäminen laskentataulukkoon on minkä tahansa taulukkoanalyysin lähtökohta. Kaikki Excelin aloittelijat kirjoittavat tiedot manuaalisesti soluihin, mutta he tekisivät paljon nopeammin lomakkeen avulla. Lomake on itseohjautuva lomake tietojen nopeaan syöttämiseen soluihin, joten kirjoitat ja painat Enter siirtyäksesi seuraavaan soluun .

Jos haluat lisätä Lomake-painikkeen Excelin uusimpaan versioon, paina yläreunasta Tiedostovalitsemme kohteen Vaihtoehdotjatkamme Pikakäyttötyökalupalkkiotetaan ääni ulos Näytä pikatyökalupalkki joten valitaan ylhäältä Kaikki komennot (otsikon alla Valitse komennot) ja kaikille asiakirjoille (otsikon alla Mukauta pikatyökaluriviä); nyt meidän tarvitsee vain löytää painike Moduuli vasemmalla puolella ja paina lisätäjotta se lisätään Excel-ikkunan yläosaan.
Nyt kun olemme lisänneet painikkeen Moduuli Excel-ikkunaamme voimme luoda lomakkeen (tai mallin tai tiedonsyöttölomakkeen) kirjoittamalla sarakeotsikot, mikä helpottaa huomattavasti solujen parissa tekemäämme työtä.

LibreOffice Calcissa voit syöttää tietoja lomakkeella painamalla valikkoa Tiedot-> Lomake. Ennen kuin käytät toimintoa Lomake sinun on luotava sarakeotsikot, jotta kokoamisesta tulee ohjattua ja nopeaa.

Google Sheetsissa lomakkeet ovat itsessään esine, jonka avulla voit luoda monivalintakyselyitä verkossa jaettavaksi. voit luoda lomakkeen painikkeesta Luoda tai voit lisätä ne (valikon avulla lisää) laskentataulukossa.

Saadaksesi lisätietoja, voimme lukea myös viralliset oppaat osoitteessa LibreOffice Calc -lomakkeet ja edelleen Google Sheets -lomakkeet.

2) Suorita laskutoimituksia funktioilla ja kaavoilla

Kun olemme syöttäneet tiedot soluihin, on melkein varmaa, että joudumme suorittamaan toiminnon tai laskelman, muuten olisimme käyttäneet Wordia! Funktiot ja kaavat on kirjoitettava yläreunassa olevaan tekstiruutuun, jotta voit käsitellä laskentataulukon tietoja, suorittaa yksinkertaisia ​​matemaattisia operaatioitalisää numeroita sarakkeeseen, keskiarvoon tai parilliseen työskennellä todellisen maailman esineiden, kuten päivämäärän tai rahan, kanssa.

Kaikilla laskentaohjelmilla on omat funktionsa, tietyin eroin Näillä italiankielisillä sivuilla on kaikki kaavat, jotka voidaan suorittaa Excel, LibreOffice Calc Ja Google Sheets.

On mahdotonta tuntea niitä kaikkia ulkoa, mutta on tärkeää tuntea hyvin ne, joita käytät eniten ja joista on hyötyä työssäsi. Katsotaanpa yhdessä joitain perustoimintoja, jotka kannattaa tietää:

• Solujen lukujen summa: =SUMMA(A1;B1) lisää kaksi numeroa samalla =SUMMA(A1:A5) on kaikkien solujen summa välillä A1 - A5.
• =KESKIARVO (A1;B1) on kahden luvun keskiarvo; =KESKIARVO(A1:A10) on lukujen A1 - A10 keskiarvo.
• =PYÖRISTÄ((SUMMA(A1:A10));0) pyöristää lukujen summan desimaalit A1:stä A10:een yhdistämällä kaksi kaavaa yhdeksi.

Jokainen kaava löytyy myös valikosta Lisää - kaava. Saat lisätietoja myös oppaastamme osoitteessa kuinka käyttää laskentakaavoja Excelissä (COUNT ja SUM).

3) Lajittele tiedot suodattimilla ja pivot-taulukoilla

Kun olet syöttänyt raakatiedot ja suorittanut kaikki laskutoimitukset funktioiden ja kaavojen avulla, nyt meidän on visualisoitava ne selkeästi ja yksinkertaisesti. Voimme esimerkiksi lajitella tietosarjan sarakkeen mukaan: paina CTRL-A Valitse koko arkki siirtymällä välilehteen Data nauhasta, paina "Tilaus" ja valitse sarake ja kriteeri, joka voi olla esimerkiksi tilausnumero. Jälleen Data-valikosta voimme myös lisätä Suodattimetesimerkiksi sulkeaksesi pois päällekkäiset kohteet.

Pivot-taulukot ne ovat kehittyneitä suodattimia, joita käytetään suodattamaan suuria tietoluetteloita, joita muuten olisi mahdotonta lukea. Pivot-taulukot niiden avulla voit ottaa joitakin osia tiedosta yhteenvedon tekemiseksi ja nähdä vain osan niistä piilottaen loput. Excelissä voimme luoda Pivot-taulukon valikosta lisääkun LibreOffice Calc -valikosta Data.

Ne, jotka haluavat oppia lisää, voivat myös lukea oppaat kuinka suodattaa tiedot Excelissämiten luodaan Pivot-taulukot Libreofficessa ja miten luodaan pivot-taulukoita Google Sheetsissä.

4) Luo kaavioita

Nyt kun laskentataulukko on täynnä tietoja, laskelmia ja taulukoita, voimme hyödyntää yhtä Excelin eniten käytetyistä funktioista ja sen vaihtoehdoista: i kaavioita, saatavana 2D- ja 3D-versioina. Kun olet luonut datataulukon, valitse kaikki saman taulukon solut, paina valikon yläosassa lisää ja jatkamme Suositellut kaaviot tai johonkin nimetyn osan kaavion muotoisista painikkeista Kaaviot.
Avautuvassa ikkunassa valitsemme käytetylle datatyypille parhaan kaavion ja mukautamme sen jokaisen elementin, jotta voimme saada tarkan graafisen esityksen kaikista tiedoista, jotka olemme syöttäneet taulukkoon tai korostettuun osa laskentataulukkoa.

Jos haluat lisätä kaavioita LibreOffice Calciin, valitse taulukko tai solut, joissa on käytettävät tiedot, paina yläreunan valikkoa lisää ja sitten avaimelle Graafinen. Jos käytämme Google Sheetsia, voimme lisätä kaavioita avaamalla laskentataulukon verkkosivun, joka on täynnä tietoja, valitsemalla tiedot tai taulukot, painamalla yläreunassa olevaa Lisää-valikkoa ja painamalla kohdetta Graafinen.

Lisätietoja voimme lukea myös virallisista oppaista osoitteessa kuinka luoda kaavio excelissä, kuinka luodaan kaavio LibreOffice Calcissa ja lopuksi kuinka luoda kaavio Google Sheetsissä.

5) Luo makroja toistuvia tehtäviä varten

Excelin kanssa työskentely voi olla erittäin tylsää, koska se on usein toistuva tehtävä. Välttääksesi tekemästä samaa työtä joka päivä, voit luoda makron ja tallentaa tekemäsi asiat, jotta tietokone voi tehdä ne itse.

Makrot ovat Excelin ja LibreOfficen vahvuus mutta sinun on oltava varovainen, koska jotkin makrot eivät ehkä ole yhteensopivia Microsoft Officen kanssa. Excelissä, LibreOffice Calcissa ja Google Sheetsissä se on mahdollista luoda monimutkaisempia makroja ohjelmointikomentosarjoilla joka vaatisi jonkin verran opiskelua.

Aiheen monimutkaisuuden vuoksi suosittelemme, että luet viralliset oppaat kuinka luoda makroja excelissämiten luo makroja LibreOffice Calcissa ja lopuksi kuinka luoda makroja Google Sheetsissä.

Johtopäätökset

Kaikki nämä ominaisuudet ovat vain jäävuoren huippu siitä, mitä voimme tehdä erittäin tehokkailla ohjelmilla, kuten Microsoft Excel tai LibreOffice Calc. Laskentataulukoiden käyttäminen on itse asiassa ammatti ja käyttäjiä, jotka osaavat käyttää näitä työkaluja hyvin, arvostetaan aina työpaikalla, erityisesti hallintotoimistoissa ja kirjanpidossa.

Lisätietoja voimme lukea myös oppaastamme Hyödyllisimmät Excel-toiminnot tietojen suodattamiseen ja kaavioiden katseluun.