Tiedon purkaminen PDF:stä Exceliin ilmaisilla ohjelmilla

PDF:stä Exceliin siirtyminen voi tuntua haastavalta, mutta oikeilla työkaluilla, kuten Power Query, ilmaiset online-palvelut ja ohjelmistot, prosessi on helpompaa kuin uskot.

Tietojen tuominen PDF:stä Excel:iin voi vaikuttaa mahdottomalta tehtävältä, erityisesti silloin, kun kohtaat taulukoita, jotka ovat jumittuneet tiedostoon, joka on suunniteltu vastustamaan kaikkia tietojen poiminta yrityksiä. Kuitenkin oikeilla työkaluilla numeroiden ja tekstin muuntaminen muokattavaan muotoon on helpompaa kuin voisi kuvitella. Olipa kyseessä laskut, raportit tai skannatut asiakirjat, tänä päivänä on olemassa ratkaisuja jokaiseen tarpeeseen: Excelin integroitu toiminnallisuus, ilmaiset online-palvelut ja erikoistuneet ohjelmistot. Tämä artikkeli tutkii viimeisimpiä ja käytännöllisimpiä vaihtoehtoja tietojen tuomiseksi PDF:stä Exceliin ilman, että kärsivällisyys lopettaa.

PDF:t ovat rakastettuja vakaudestaan: se, mitä näet näytöllä, on tarkalleen sitä, mitä näet tulostettuna. Mutta tämä jäykkyys voi muuttua painajaiseksi, kun haluat poimia taulukon työstettäväksi Excelissä. PDF:t eivät ole tarkoitettu muokattavaksi, ja usein tiedot ovat "vangittuja" valitsemattomissa muodoissa, erityisesti skannatuissa asiakirjoissa. Onneksi OCR (optisen merkkitunnistuksen) teknologia ja modernit työkalut ovat tehneet prosessista helpommin saatavilla olevan, jopa niille, jotka eivät ole tietokonevelhoja.

Tottakai voit yrittää kopioida tekstiä PDF:stä ja liittää sen Exceliin, mutta tämä onnistuu vain alkuperäisissä PDF:issä, ja usein tiedot päätyvät yhteen sarakkeeseen, mikä vaatii manuaalista uudelleenmuotoilua. Monimutkaisille taulukoille on parempi turvautua yllä kuvattuihin työkaluihin. Power Query tai online-palvelu tekevät sekunneissa sen, mihin sinä käyttäisit puoli tuntia manuaalista työtä.

Power Query, jos käytät Microsoft Exceliä

Jos käytät Microsoft 365:tä tai Excel 2021:tä, sinulla on jo mahtava työkalu käsillä: Power Query. Tämä on suoraan Excelissä integroitu työkalu, joka mahdollistaa pöytien tuomisen PDF:stä vain muutamalla napsautuksella, ilman ulkoisia ohjelmistoja. Mene vain kohtaan Tiedot > Hae tiedot > Tiedostosta > PDF:stä, valitse tiedosto ja anna Power Queryn analysoida asiakirja. Se näyttää esikatselun havaituista tauluista, ja voit valita mitä tuodaan. Jos PDF on hyvin rakennettu, tiedot tulevat Exceliin jo muotoiltuna taulukkona, valmiina lajittelua tai suodattamista varten.

Monimutkaisille PDF:ille, kuten sellaisille, joissa taulukot ovat jakautuneet usealle sivulle, Power Query tarjoaa vaihtoehtoja tietojen yhdistämiselle ja mahdollisten virheiden, kuten toistuvien otsikoiden, puhdistamiselle. Tämä toiminto vaikuttaa melkein maagiselta sen intuitiivisuuden vuoksi, mutta se vaatii äskettäin päivitetyn version Excelistä. Jos käytät vanhempaa versiota, kuten Excel 2016:ta, saatat joutua turvautumaan muihin ratkaisuihin.

Sen suora integrointi Exceliin poistaa riippuvuuden ulkoisista työkaluista, ja tuonnin mukauttamisen mahdollisuus on tyylikäs lisä, joka tekee työskentelystä sujuvampaa.

Ilmaiset online-palvelut nopeisiin muunnoksiin

Kaikilla ei ole Excel 365:ttä, eikä kaikki halua asentaa ohjelmistoja. Tällöin ilmaiset online-palvelut tulevat apuun, sillä ne mahdollistavat PDF:n muuntamisen Exceliksi suoraan selaimesta. Yksi luotettavimmista on iLovePDF, sivusto, joka muuttaa PDF:t muokattaviksi laskentataulukoiksi muutamassa sekunnissa. Lataa vain tiedosto, odota muunnosta ja lataa tulos XLSX-muodossa. Se tukee myös OCR:ää skannatuissa PDF:issä, mutta tämä toiminto on varattu premium-tilin käyttäjille. Ilmainen versio riittää hyvin yksinkertaisille asiakirjoille, ja käyttöliittymä on niin intuitiivinen, että jopa isoäidinkin on helppo käyttää sitä.

Toinen huomionarvoinen palvelu on Smallpdf. Tämä on iLovePDF:n kaltainen, tarjoten nopeita muunnoksia ja tukea OCR:lle skannatuissa PDF:issä, jopa ilmaisversiossa, tosin joillakin rajoituksilla. Smallpdf:n vahvuus on mahdollisuudessa integroida Google Drive:n ja Dropbox:n kanssa, mikä on hyödyllistä, jos työskentelet jo pilveen tallennettujen tiedostojen parissa. Molemmat palvelut lupaavat poistaa ladatut tiedostot muutaman tunnin kuluttua, mutta pieni skeptisyys suurten teknologioiden yksityisyyteen ei ole pahitteeksi: on parempi välttää arkaluontoisten tietojen lataamista.

Nämä työkalut toimiakseen menestyksekkäästi, menestys riippuu tiedoston laadusta.

PDF-tiedostot. Suoraan ohjelmasta, kuten Word tai Excel, luodut alkuperäiset asiakirjat ovat helpompia muuntaa verrattuna skannattuihin. Jos PDF on skannattu, varmista, että teksti on selkeä ja hyvin kohdistettu OCR:n tarkkuuden parantamiseksi. Lisäksi, tuonnin jälkeen, käytä hetki tarkistaaksesi tiedot Excelissä: joskus ylimääräiset väliinjätöt tai huonosti muotoillut sarakkeet kaipaavat pikaista puhdistusta.

Ilmaiset ohjelmistot edistyneisiin tarpeisiin

Jos etsit kestävämpää ratkaisua, on olemassa erityisiä ohjelmia, jotka tarjoavat enemmän hallintaa. Tabula on ilmainen avoimen lähdekoodin ohjelmisto, joka on täydellinen taulukoiden pöydistä PDF:n alkuperäisistä asiakirjoista. Kun olet ladannut sen, lataa PDF ja piirrä laatikko halutun taulukon ympärille. Ohjelma poimii tiedot ja vie ne Excel-muotoon hämmästyttävällä tarkkuudella, kunhan PDF ei ole skannattu. Tämä on erinomainen valinta, jos etsit ilmaista ja vaivattomaa vaihtoehtoa, vaikka käyttöliittymä ei olekaan design-ihme.

Toinen vaihtoehto on Adobe Acrobat, PDF:ien kuningas. Saman yrityksen kehittämä, joka loi PDF-muodon, Acrobat mahdollistaa tiedostojen muuntamisen Exceliksi alkuperäisen muotoilun säilyttäen. Se tukee OCR:ää skannatuissa asiakirjoissa ja tarjoaa työkaluja vain tarvittavien tietojen valitsemiseen. Ilmainen versio on rajoitettu, mutta 7 päivän kokeilu antaa pääsyn kaikkiin ominaisuuksiin. Jos työskentelet usein monimutkaisten PDF-tiedostojen parissa, Acrobat on turvallinen valinta, vaikka tilauksen hinta saattaa aiheuttaa suupielten vääntymistä.

Mobiilisovellukset, kun olet aina liikkeellä

Jos olet usein toimiston ulkopuolella, mobiilisovellukset voivat olla pelastava ankkuri. PDF to Excel Converter Androidille on ilmainen sovellus, joka muuntaa PDF:t Excel-tiedostoiksi suoraan puhelimelta. Se on helppokäyttöinen ja tukee skannattuja PDF:eitä OCR:n avulla, vaikka ilmaisessa versiossa on päivittäisiä muunnosrajoituksia.

iOS:lle PDF Expert on monipuolinen vaihtoehto, mutta edistyneet ominaisuudet vaativat tilauksen. Molemmat ovat hyödyllisiä, jos tarvitset nopeaa ratkaisua, mutta älä odota samaa tarkkuutta kuin työpöytäohjelmasta.

Usein kysytyt kysymykset: Tärkeät kysymykset ja vastaukset

Miten saan PDF-tiedoston Exceliin?

1. Avaa PDF-tiedosto Acrobatissa.
2. Napsauta 'Vie PDF' -työkalua oikeassa ruudussa.
3. Valitse vientimuodoksi 'Laskentataulukko'.
4. Valitse 'Microsoft Excel -työkirja'.
5. Tallenna tiedosto haltuusi Excelissä.

Miten muutetaan tiedosto PDF-muotoon?

• Avaa Windows 10:ssä tekstinkäsittelyohjelma, kuten Notepad, Wordpad tai Word.
  - Valitse vasemman yläkulman valikosta 'Tulosta'.
• Valitse tulostamisehtona 'Microsoft Print to PDF'.
• Paina 'Tulosta'.
• Valitse kansio, johon tiedosto tallennetaan.
• Anna tiedostolle nimi ja paina 'Tallenna'. Näin tiedostosi on tallennettu PDF-muotoon.

Miten PDF-tiedostosta voi kopioida tekstiä?

PDF-tiedostosta tekstin kopioiminen onnistuu seuraavasti:

• Avaa PDF-dokumentti.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella dokumenttia ja valitse valintatyökalu ponnahdusvalikosta.
• Valitse haluamasi teksti tai kuva vetämällä hiirellä.
• Napsauta valittua kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopio. Tämän jälkeen voit liittää kopioidun tekstin mihin tahansa muualla.

Miten editoida PDF-tiedostoa?

PDF-tiedoston editointi onnistuu seuraavasti:

• Avaa tiedosto: Käynnistä Adobe Acrobat ja avaa muokattava PDF-tiedosto.
• Valitse muokkaustyökalu: Napsauta oikeassa ruudussa 'Muokkaa PDF' -työkalua.
• Muokkaa sisältöä:
  • -

  Lisää tekstiä

  : Valitse kohta, johon haluat lisätä uutta tekstiä.
• Muokkaa tekstiä: Valitse haluamasi teksti ja tee tarvittavat muutokset.
• Päivitä kirjasimia: Käytä Muotoilu-luettelon valintoja fontin koon, tyylin ja värin muuttamiseen. Muista tallentaa muutokset PDF-tiedostoon.