Lisää allekirjoitus digitaaliseen asiakirjaan PC:llä ja älypuhelimella

Digitaalinen allekirjoitus helpottaa asiakirjojen hallintaa, säästää aikaa ja vähentää ympäristövaikutuksia. Lailliset allekirjoitukset vaativat edistynyttä menetelmää; valitse sopiva työkalu tarpeesi mukaan.

Arkielämässä joudumme usein tekemään puhelin- tai pankkisopimuksia, sekä lähettämään irtisanomisilmoituksia, allekirjoitettuja ansioluetteloita, virallisia kirjeitä ja muita viestejä.

Aikaisemmin meidän piti tulostaa allekirjoitettava osa, allekirjoittaa se kestävällä kynällä ja sitten skannata ja lähettää allekirjoitettu asiakirja faksilla (jota voi myös lähettää ilmaiseksi tietokoneelta); on turhaa sanoa, että tämä vie paljon aikaa.

Digitaalinen allekirjoitus yksinkertaistaa asiakirjojen hallintaa poistamalla tarpeen tulostaa tai skannata. Ajan säästämisen lisäksi se vähentää ympäristövaikutuksia. Monissa tapauksissa sähköisellä allekirjoituksella on oikeudellinen arvo, erityisesti jos se on eIDAS-asetuksen mukainen Euroopassa. On kuitenkin eroja: piirrettävä allekirjoitus riittää epävirallisiin tarkoituksiin, kun taas edistyksellinen digitaalinen allekirjoitus, joka perustuu sertifikaatteihin, on tarpeen virallisille asiakirjoille.

HUOM: Tässä tapauksessa puhumme sähköisestä allekirjoituksesta, ei digitaalisesta. Digitaalisen allekirjoituksen tulee olla turvallinen ja varmistettu salausavaimella, josta puhumme lopussa. Sähköinen allekirjoitus voi sen sijaan olla yksinkertainen tai varmennettu, tärkeintä on, että allekirjoittaja voidaan tunnistaa. Esimerkiksi, jos meidän tarvitsee allekirjoittaa jokin liittyminen tai sopimus tai asiakirja, joka lähetetään kirjanpitäjälle tai asianajajallemme, voimme laittaa sähköisen allekirjoituksen ja sitten soittaa henkilölle varmistaaksemme ääneen allekirjoituksen aitouden. Nyt monet yritykset hyväksyvät sähköpostitse lähetetyt allekirjoitetut asiakirjat sen sijaan, että vaatisivat ihmisiä lähettämään niitä faksilla. Riitatilanteessa tuomari päättää allekirjoituksen varmennettavuudesta. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on kuitenkin riittävä ja erinomainen asiakirjojen ja liittymislomakkeiden allekirjoittamiseen, joille ei vaadita digitaalista tunnistamismenettelyä.

Asiakirjojen allekirjoittaminen online-palveluilla

Verkkopalvelut ovat ihanteellisia niille, jotka etsivät nopeita ratkaisuja ilman asennuksia. Tässä ovat luotettavimmat vaihtoehdot:

• DigiSigner: Mahdollistaa PDF- tai Word-tiedostojen lataamisen, allekirjoituksen piirtämisen hiirellä tai kuvan lataamisen. Ilmainen versio tarjoaa kolme allekirjoitusta kuukaudessa, mikä on ihanteellista satunnaiseen käyttöön. Ei vaadi rekisteröitymistä, mutta siinä on puutteita, kuten edistyksellisten toimintojen puuttuminen.
• PDF24 Tools: Tarjoaa rajoittamattomat allekirjoitukset ilman kustannuksia, sekä työkaluja PDF-tiedostojen muokkaamiseen tai yhdistämiseen. Käyttöliittymä on selkeä, ja tiedostot poistetaan käytön jälkeen, mikä takaa yksityisyyden.
• SignNow: Täydellinen monimutkaisille työnkuluille, tukee mukautettuja kenttiä ja useita allekirjoittajia. Käyttää AES-256-salausta, mutta ilmainen suunnitelma rajoittuu yhteen allekirjoitukseen kuukaudessa.
• SignRequest: Yksinkertainen ja ilmainen, mahdollistaa useita allekirjoituksia asiakirjassa, hyödyllinen vetoomuksille. 256-bittinen SSL-turvallisuus on vahvuus, mutta edistykselliset toiminnot vaativat tilauksen.
• DottedSign: Tarjoaa rajattomat allekirjoitukset ilmaisversiossa, reaaliaikaisella seurannalla. On monikäyttöinen PC:llä ja mobiilissa, mutta eräät vaihtoehdot, kuten edistynyt todennus, ovat maksullisia.
• JetSign: Vähän tunnettu, mahdollistaa allekirjoitusten keräämisen julkisten linkkien kautta, ihanteellinen massalomakkeille. Ilmainen versio on täydellinen, mutta ei integroitu pilvipalveluihin, kuten Google Driveen.

Huomio: monet palvelut kannustavat tilauksiin edistyksellisten toimintojen avaamiseksi, käytäntö joka voi turhauttaa niitä, jotka etsivät täysin ilmaisia ratkaisuja. PDF24 Tools ja JetSign erottuvat anteliaisuudellaan.

Työpöydän ohjelmat

Offline-työskentelyyn seuraavat ohjelmat tarjoavat vankkoja ratkaisuja:

• • Adobe Acrobat Reader: Mahdollistaa PDF-asiakirjojen allekirjoittamisen piirtämällä tai lataamalla kuvan, jossa on mahdollisuus tallentaa allekirjoitus. Ei tue Wordia natively, mutta muuntaminen PDF:ksi on helppoa.
    • PDFgear: Ilmainen ilman piilotettuja kustannuksia, mahdollistaa PDF-tiedostojen allekirjoittamisen käsin piirretyillä, kirjoitetuilla tai tuoduilla allekirjoituksilla. Se on kevyt ja tukee perustason muokkauksia.
    • LibreOffice: Ihanteellinen Word- tai muiden formaattien asiakirjojen allekirjoittamiseen “Vapaakäsi” -työkalulla tai kuvaa lisäämällä. Se on täysin ilmainen ja monipuolinen.

LibreOffice on paras valinta monenlaisia formaatteja käsitteleville, kun taas PDFgear loistaa yksinkertaisuudessaan PDF-tiedostoissa. Kuitenkin Adobe Acrobat Reader on edelleen tunnetuin, vaikka jotkut edistyneet toiminnot ohjaavat maksulliseen versioon.

Allekirjoittaminen älypuhelimella

Älypuhelinsovellukset tekevät digitaalisesta allekirjoittamisesta välitöntä. Tässä ovat päävaihtoehdot:

• • • iLovePDF: Saatavilla Androidille ja iOS:lle, mahdollistaa allekirjoitusten piirtämisen tai kirjoittamisen, käyttäen päätemuuntamista. Tiedostot poistetaan kahden tunnin kuluttua, kuten X:ssä julkaistussa viestissä vahvistettiin. Jotkut edistyneet toiminnot vaativat tilauksen.
    • Tiedosto (iOS): Esiasennettuna iPhonessa ja iPadissa, mahdollistaa PDF-tiedostojen allekirjoittamisen sormella tai Apple Pencilillä. Allekirjoitus tallennetaan tulevaa käyttöä varten, mikä tekee prosessista sujuvampaa.
    • PDFgear: Androidille, tarjoaa selkeän käyttöliittymän allekirjoitusten piirtämiseen tai tuomiseen ilman piilotettuja kustannuksia.
    • Dropbox Sign: Entinen HelloSign, mahdollistaa kolme allekirjoitusta kuukaudessa ilmaiseksi, integroituu Google Driveen ja Dropboxiin. Se on ihanteellinen jo näitä palveluja käyttäville, mutta allekirjoitusrajoitus voi olla rajoittava tekijä.

Paikalliset sovellukset kuten Tiedosto ovat käteviä Apple-käyttäjille, mutta iLovePDF ja PDFgear tarjoavat suurempaa joustavuutta molemmilla alustoilla. Huomioitavaa on, että Dropbox Sign voi ohjata maksulliseen päivitykseen, mikä on hyvä huomioida, jos allekirjoitat usein.

Laillinen digitaalinen allekirjoitus

Virallisille asiakirjoille, kuten sopimuksille tai hallinnollisille asiakirjoille, vaaditaan edistynyt digitaalinen allekirjoitus. Suomessa päävaihtoehdot ovat:

• • • CieSign: Käyttää sähköistä henkilökorttia (CIE) NFC-lukijalla ja PIN-koodilla allekirjoituksiin, jotka noudattavat eIDAS:ia. Se on turvallinen, mutta vaatii fyysisen laitteen.
    • InfoCert: Tarjoaa etäallekirjoituksia OTP-todennuksella. Hinta (noin 45 euroa kolmelta vuodelta) voi olla este satunnaisille käyttäjille.

Molemmat takaavat laillisen pätevyyden, mutta CieSign on helpommin saatavilla niille, joilla on jo CIE. Kansainvälisille asiakirjoille SignNow ja DottedSign tukevat sääntelyjä kuten ESIGN ja UETA, jotka riittävät monissa yhteyksissä.

Nopeisiin allekirjoituksiin DigiSigner, SignRequest tai JetSign ovat ihanteellisia. Laillisia asiakirjoja varten CieSign tai InfoCert takaavat vaatimustenmukaisuuden. LibreOffice loistaa monenlaisissa formaateissa, kun taas PDFgear on kompromissi ilmaisuden ja toimivuuden välillä. Valinta riippuu erityistarpeista, silmällä pitäen innovaatioita, jotka helpottavat prosessia tulevina vuosina.

Miten luoda digitaalinen allekirjoitus

Digitaalisen allekirjoituksen luominen on yksinkertainen prosessi. Työkalujen kuten DigiSigner tai PDF24 Tools avulla voi piirtää allekirjoituksen hiirellä tai ladata kuvan PNG-muodossa, mielellään rajattuna editorilla kuten GIMP, jotta saavutetaan ammattimainen lopputulos. Piirtopadeilla Adobe Acrobat Reader mahdollistaa tarkat allekirjoitukset. Älypuhelimilla allekirjoittaminen sormella on intuitiivista, mutta laatu riippuu tarkkuudesta. Allekirjoituksen tallentaminen myöhempää käyttöä varten nopeuttaa työtä.

Allekirjoittaaksesi sähköisissä asiakirjoissa sinun tulee käyttää älypuhelimesi tai tabletin kosketusnäyttöä, pyrkien olemaan mahdollisimman tarkka. PC:llä ja Macillä on suositeltavaa välttää hiiren käyttöä, ja luottaa piirtopadiin kynällä allekirjoittamiseen.

Voit nopeasti allekirjoittaa minkä tahansa PDF- tai Microsoft Word -asiakirjan.

Tätä tarkoitusta varten olemme kirjoittaneet opas kuinka käyttää grafiikkalevyä asiakirjojen ja PDF-tiedostojen allekirjoittamiseen.

Kun puhutaan asiakirjojen allekirjoitusohjelmista, suosittelemme jatkamaan lukemista oppaastamme Kuinka täyttää PDF-lomakkeita tulostamatta niitä.

Jos tarvitset tunnistautumista, joka on tunnustettu ja sertifioitu, suosittelemme lukemaan artikkelimme Kuinka aktivoida SPID.

Nyt kun olet lukenut Lisää allekirjoitus digitaaliseen asiakirjaan PC:llä ja älypuhelimella loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää Oppaat-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!