Wordin toiminnot, jotka säästävät tuntikausia työaikaa

Microsoft Word on monipuolinen ohjelma, jonka hyödyllisiä toimintoja harva tuntee. Tämä teksti paljastaa tärkeimmät vinkit tehokkaampaan ja helpompaan asiakirjatyöhön.

Riippumatta siitä, mitä tietokonetta käytät työssäsi, olipa se Windows tai Mac, todennäköisyys, että käytät Microsoft Wordia, on erittäin suuri. Microsoft Word saattaa näyttää aluksi yksinkertaiselta ohjelmalta, mutta sen monimutkaisuus on valtava, sillä siinä on kymmeniä toimintoja, jotka ovat joskus ilmeisiä, mutta useimmiten piilossa erilaisten valikkovaihtoehtojen takana. Wordin käyttöohjeet ovat kuitenkin äärimmäisen tylsiä, sillä ne alkavat perusteista ja päätyvät selittämään toimintoja, joita et koskaan todennäköisesti käytä elämässäsi.

Yritämme olla mahdollisimman ytimekkäitä, joten tarkastellaan tässä Microsoft Wordin hyödyllisimpiä erityistoimintoja, joita kannattaa tietää ja käyttää aina, olitpa sitten satunnainen käyttäjä tai käytät sitä päivittäin. Nämä toiminnot eivät ole piilotettuja salaisuuksia, mutta niitä ei ole selitetty missään, ellei niitä ole käsitelty erityisissä oppaissa.

Sitoa vihreä ja käyttää tyylejä

Ensimmäinen virhe, joka vahingoittaa asiakirjoja, on valita otsikko ja laittaa se lihavoituna tai suurentaa sitä manuaalisesti. Tällöin on kuin maalaisi jokaisen huoneen erikseen: se vie ikuisuuden, ja jos päätät vaihtaa väriä, sinun on aloitettava alusta. Tyylit, jotka ovat saatavilla Aloitus-valikosta, toimivat kuin kaukosäädin koko tekstille.

Jos määrität otsikolle tyylin Otsikko 1, kerrot ohjelmalle, että kyseessä on luvun otsikko. Suuri etu on se, että jos kuukauden kuluttua päätät, ettet enää pidä sinisestä ja haluat kaiken mustaksi ja Arial-kirjasinnolla, sinun ei tarvitse selata satoja sivuja. Riittää, että muokkaat tyyliä vain kerran, ja Word muuttaa välittömästi jokaisen asiakirjan otsikon, silmäräpäyksessä.

Siirtää lukuja kuin Lego-palikoita

Kun tyylit on asetettu, avautuu salainen ase: Siirtopaneeli (löydät sen Näytä-välilehdeltä). Se on eräänlainen sivupaneeli, joka luettelee kaikki otsikosi. Sen sijaan, että käyttäisit kopioi-liitä -toimintoa, voit yksinkertaisesti napsauttaa otsikkoa paneelissa ja vetää sen haluamaasi paikkaan. Kaikki teksti, joka on kyseisen otsikon alla, siirtyy sen mukana, aivan kuin se olisi Lego-palikka, jättämättä tyhjää tilaa tai orpoja rivejä.

Temppu kokoaa tekstit ei mene pahaksi

Kuvittele, että sinun on tehtävä yhteenveto ottaen lause sivulta 5, kappale sivulta 12 ja kuva sivulta 30. Normaalisti hyppäisit jatkuvasti eteen ja taakse, menettäen keskustelun punaisen langan. On kuitenkin olemassa lähes unohdettu toiminto nimeltä Spike.

Se toimii kuin näkymätön ämpäri: valitset ensimmäisen lauseen ja painat Ctrl+F3. Lause häviää ja päätyy ämpäriin. Tee sama muiden tekstiosien kanssa tiedoston eri osissa. Kun saavut kohtaan, johon haluat liittää kaiken, paina Ctrl+Shift+F3 ja Word tyhjentää ämpärin, liittäen jokaisen osan tarkkaan siinä järjestyksessä, jossa olet ne kerännyt. Niille, jotka etsivät tietoja suurista asiakirjoista, tämän komennon käyttäminen TeknisiaTemppujain reittiä seuraamalla on ainoa tapa pitää pää kylmänä.

Näkymätön näkymä väärien asetteluiden välttämiseksi

Monet kirjoittavat Wordiin katsoen puhdasta valkoista sivua, mutta se on virhe. Aktivoimalla Pi (symboli, joka näyttää käännetyltä "P":ltä Aloitus-valikossa) on kuin tekisi röntgenkuvan omasta asiakirjastaan. Yhtäkkiä näet pisteitä sanojen välissä, symboleja kappaleiden lopussa ja nuolia, joissa käytät Tab-näppäintä.

Ehdii, ettei päivät murru

On ärsyttävää, kun päivämäärä tai koostetu nimi jää kahtia kahden rivin väliin, päivän ollessa sivun lopussa ja vuoden seuraavan sivun alussa. Sen sijaan, että käyttäisit tavallista väliä, käytä Yhdistämisväliä painamalla Ctrl+Shift+Väli. Tämä komento "liimaa" kaksi sanaa: Word käsittelee niitä kuin yhden käsitteen, eikä erota niitä koskaan, siirtäen molemmat seuraavalle riville, jos tilaa ei ole.

Sivun katkaisu ettei mene pahaksi

Lopeta toistuva Enterin painaminen siirtyäksesi uudelle sivulle. Se on yleisin ja haitallisin virhe. Siirtyäksesi seuraavalle sivulle siististi, käytä yhdistelmää Ctrl+Enter. Tällä tavoin.

luo näkymätön muuri: mikä tahansa, mitä lisäätte edelliseen sivuun, ei koskaan siirrä seuraavan sivun alkua, joka pysyy aina täydellisesti ylhäällä.

Luo oikopolkuja pitkiin sanoihin

Jos kirjoitat usein pitkiä yritysnimiä, monimutkaisia osoitteita tai toistuvia lausekkeita, ei ole syytä kirjoittaa niitä joka kerta. Microsoft Word sisältää automaattisen korjauksen järjestelmän, jota voit mukauttaa.

Siirry automaattisen korjauksen asetuksiin ja luo oma lyhenne. Esimerkiksi voit kertoa Wordille, että aina kun kirjoitat "osoitt" ja painat välilyöntiä, se korvataan automaattisesti koko toimiston osoitteella, mukaan lukien posti- ja maakunta. Tämä on yksinkertainen tapa kirjoittaa paljon nopeammin ilman kirjoitusvirheitä tekstin tylsimmissä osissa.

Nopeita vinkkejä täydelliseen asiakirjaan

Jos haluat ammattimaisen lopputuloksen ilman tuntikausien säätämistä, tarkista nämä asiat ennen tiedoston sulkemista:

• Automaattinen tallennus: Siirry asetuksiin ja muuta automaattisen tallennuksen aikaväli minuuttiin. Vältät kyynelien vuotamista, jos tietokone käynnistyy yllättäen uudelleen.
• Automaattinen hakemisto: Jos olet käyttänyt tyylejä otsikoissa, hakemisto luodaan automaattisesti kahdessa napsautuksessa Viittaukset-välilehdellä. Älä koskaan kirjoita sitä käsin.
• Asiakirjojen vertailu: Jos sinulla on kaksi versiota samasta tiedostosta etkä tiedä, mitä on muuttunut, käytä Vertaa-toimintoa Tarkista-välilehdellä. Se korostaa eroavaisuudet kuin oikolukija.
• Tietojen puhdistus: Ennen kuin lähetät tiedoston asiakkaalle, käytä Tarkista asiakirjaa poistaaksesi yksityiset kommenttisi ja piilotetut tiedot.
• Kuvien estäminen: Jos käytät erityistä fonttia, muista sisällyttää se tallennusasetuksiin. Muutoin, kun joku avaa tiedoston, he näkevät oletusfontin ja koko asettelusi menee pilalle.

Jos minun pitäisi antaa teille yksi ainoa neuvoni, se olisi tämä: lopettakaa Wordin pitäminen pelkkänä digitaalisena paperilehtenä. Suurin osa meistä käyttää sitä vain 10 % sen kapasiteetista viettäen tunteja asioissa, jotka ohjelma voisi hoitaa sekunneissa. Salaisuus ei ole tuntea jokaista yksittäistä komentoa, vaan oppia käyttämään tyylejä ja sivun alasivuja. Kun totut siihen, ettei tarvitse enää painaa Enter-näppäintä siirtyäksesi uuteen sivuun, huomaat, että asiakirja ei enää taistele kanssasi, vaan alkaa yhteistyöhön. Tämä pieni ajankäyttö alussa säästää sinua hermokriiseiltä projektin lopussa.

Nyt kun olet lukenut Wordin toiminnot, jotka säästävät tuntikausia työaikaa loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää Oppaat-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!