20 Gmailin toimintoa sähköpostin hallintaan nopeammin

Gmailin sähköpostinhallinnan optimointi helpottaa viestien lukemista ja organisointia. Opi hyödylliset asetukset ja vinkit, jotka muuttavat käyttökokemuksesi tehokkaammaksi.

Kaikki olemme väsyneitä saamaan tuota punaista ilmoitusta, joka kertoo, että Google Driven tila on melkein täynnä. Tai huomaamaan päivien jälkeen, että asiakkaan tai ystävän sähköposti on päätynyt "Tarjoukset"-välilehdelle yhdessä tuhansien meitä kiinnostamattomien kaupallisten alennusten kanssa. Googlen posti on suunniteltu yksinkertaiseksi, mutta juuri siksi monet hyödyllisimmistä toiminnoista ovat piilossa valikoissa, joita kukaan ei koskaan avaa. Olemme viettäneet tunteja säätämällä asetuksia ymmärtääksemme, kuinka voimme muuttaa sekavan postilaatikon työkaluksi, joka toimii puolestamme sen sijaan, että pakottaisi meidät juoksemaan sen perässä. Tässä on tapamme siivota kaikki ja mitkä vaihtoehdot olemme aktivoineet, jotta emme enää menetä mitään.

Ongelma välilehtien kanssa ja paluu täydelliseen kontrolliin

Perusasetuksissa Gmail jakaa viestit Ensisijaisiin, Sosiaalisiin ja Tarjouksiin. Se vaikuttaa kätevältä, mutta käytännössä se on kuin palvelija, joka päättää, mitä meidän pitäisi lukea ja mitä ei, ja usein väärin. Työemail automaattisen järjestelmän kautta päätyy Tarjouksiin ja katoaa näkyvistä.

Ratkaisuna kannattaa poistaa tämä järjestelmä käytöstä ja käyttää rehellisempää näkymää. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa ratasta, mene "Näytä kaikki asetukset" -valikkoon ja etsi "Saapuneet"-välilehti. Täällä, "Oletusarvon" sijasta, valitse Priorisoitu posti. Näin Gmail nostaa ylös vain lukemattomat viestit ja ne, jotka olemme merkinneet tähdellä. Kaikki muu menee alas.

Jos haluamme vielä perinteisemmät sähköpostiohjelman kaltaiset kokemukset, voimme aktivoida Lukuruudun (myös ylhäältä löytyvän rattaan kautta). Tämä antaa meidän lukea viestin sisällön viereisestä ruudusta, ilman että meidän tarvitsee jatkuvasti siirtyä sisään ja ulos viestiluettelosta. Jos taas pidämme painikkeiden kuvakkeita epäselvinä, yleisissä asetuksissa voimme vaihtaa "Painikekilvet" näyttämään tekstin pelkkien kuvakkeiden sijaan.

Lopuksi, jos jokin keskustelu alkaa ärsyttää meitä, voimme käyttää Ohita-toimintoa (kolme pistettä viestin valikossa): se on kuin mykistäisi WhatsApp-ryhmän, viestivirta ei nouse enää ylös jokaisessa vastauksessa.

Aikakone ja vastausnopeus

On kaikille käynyt niin, että klikkaamme "Lähetä" ja huomaamme sekuntia myöhemmin unohtaneemme liitteen. Gmailissa on toiminto, joka mahdollistaa lähettämisen peruutuksen, mutta oletuksena se on asetettu 5 sekuntiin, mikä on lähes hyödyttömästi. Siirtymällä yleisiin asetuksiin "Lähetyksen peruutus" -kohdassa voimme siirtää liukusäätimen jopa 30 sekuntiin. Tämä on aikaraja, joka muuttaa kaiken, sillä viesti jää eräänlaiseen "odotushuoneeseen" ennen kuin se todella lähtee. Jos haluat lisätietoja, olemme kirjoittaneet yksityiskohtaisen oppaan sähköpostin lähettämisen peruuttamiskeinoista.

Jos kirjoitamme paljon, näppäinkomennot ovat ainoa tapa pysyä järjissään. Esimerkiksi painamalla C avautuu uusi viesti heti. Jos et muista näppäimiä, riittää, että painat Vaihto + ? saadaksesi näkyviin kaikkien yhdistelmien täydellisen luettelon.

Jos taas kirjoitamme usein samoja asioita, kuten ohjeita toimistolle, voimme käyttää Malteja. Riittää, että siirrymme Asetuksiin > Lisäasetuksiin ja aktivoimme "Malteja". Kun se on tehty, voimme tallentaa vakiovastaukset ja kutsua ne esiin kahdella napsautuksella, mikä välttää tavallisen ja tylsän kopioi-liitä -menettelyn vanhoista sähköposteista.

Suurten tiedostojen metsästys ja syväsiivous

Gmailin tila on jaettu Google Kuvat ja Drive -palveluiden kanssa. Jos postilaatikko on täynnä, emme saa sähköposteja. Ennen kuin maksamme tilausta, voimme tehdä kohdistetun siivouksen etsimällä "painavia" tiedostoja.

Haku-palkkiin kirjoitamme size:10m löytääksemme yli 10 megatavun painavat viestit. Vinkki niille, jotka tarvitsevat tuhansien sähköpostien poistamista, on olla rajoittumatta valitsemaan vain sivun 50 viestiä, vaan napsauttaa ylhäältä tulevaa keltaista linkkiä: Valitse kaikki keskustelut, jotka vastaavat tätä hakua. Vain näin voimme poistaa tuhansia vanhoja sähköposteja yhdellä kertaa. Lisätietoja varten katso, kuinka löytää vanhat sähköpostit Gmailista ja suurimmat liitteet.

Paljastaminen, ketkä myyvät tietojamme ja yksityisyyden hallinta

Kun rekisteröidymme sivustolle, sähköpostiosoite päätyy usein tietokantoihin, joita myydään.

Petoksen tunnistamiseksi seuraamme TeknisiaTemppujain jälkiä käyttäen plus-merkin ja pisteiden temppua.

Gmailissa on kaksi salaisuutta osoitteista: ensinnäkin, se ei kiinnitä huomiota pisteisiin. [email protected] on sama kuin [email protected]. Toiseksi, se ohittaa kaiken, mitä kirjoitamme plus-merkin + jälkeen. Jos rekisteröidymme sivustolle käyttäen nimeä [email protected], viesti saapuu silti meille. Mutta jos alkamme saada roskapostia tähän erityiseen osoitteeseen, tiedämme tarkalleen, kuka on myynyt tietomme. Tällöin voimme estää ei-toivottujen sähköpostien vastaanottamisen luomalla suodattimen, joka lähettää kaiken roskiin.

Turvallisuuden takia suosittelemme aktivoimaan asetuksista vaihtoehdon Kysy ennen kuin näytät ulkoisia kuvia. Tämä estää lähettäjiä tietämästä, olemmeko avanneet sähköpostin pienien näkymättömien kuvien (seurantapisteiden) avulla. Lisäksi, jos olemme käyttäneet julkista tietokonetta, voimme kirjautua ulos etänä: riittää, että rullataan Gmailin sivun alareunaan ja klikataan "Tietoja" (tilin viimeisen toiminnan alapuolella) sulkeaksemme kaikki aktiiviset istunnot muilla laitteilla.

Organisaatio edistynyt ja tuottavuus

Gmail ei käytä kansioita, vaan etikettejä. Voimme organisoida viestit yksinkertaisesti vetämällä sähköpostin hiirellä halutun etiketin päälle vasemmalla olevassa sarakkeessa. Jos taas tarvitsemme useamman tilin hallintaa, voimme asettaa Gmailin lähettämään sähköpostia toisella sähköpostiosoitteella, jolloin kaikki keskitetään yhteen paikkaan.

iOS-sovellusta käyttäville on nopea temppu: voimme siirtää viestin yhdeltä Gmail-tililtä toiselle (tai IMAP-tilille) käyttämällä "Siirrä"-toimintoa, kun olemme valinneet sähköpostit muokkaustilassa. Tämä on erittäin hyödyllistä niille, jotka siirtävät tietojaan tai jakavat postia työn ja henkilökohtaisen elämän välillä. Jos taas haluamme jakaa postilaatikon hallinnan kollegan kanssa ilman salasanan antamista, voimme käyttää Gmail-osoitteen jakamistoimintoa kohdassa "Tilin ja tuonnin".

Lopuksi, jotta emme unohtaisi tekemättömiä asioita, voimme muuttaa sähköpostin tehtäväksi. Riittää, että korostamme tekstin, menemme "Lisää"-valikkoon ylhäällä ja valitsemme Lisää tehtävä. Viesti muuttuu muistutukseksi Google Tasksissa, joka on suoraan integroitu kalenteriin.

Sovellukset voimaa postiin

Jos perinteinen käyttöliittymä ei riitä, on olemassa työkaluja, jotka lisäävät ammattilaisominaisuuksia ilman liiallista monimutkaisuutta.

Shortwave on ihanteellinen niille, jotka saavat satoja sähköposteja. Se muuntaa Gmailin jonkinlaiseksi chatiksi, ryhmitellen viestit aiheen mukaan ja mahdollistaen nopeiden yhteenvetojen tekemisen pitkistä keskusteluista.

Right Inbox on tarkoitettu niille, jotka tarvitsevat tietää, onko sähköposti luettu. Se lisää ilmoituksen, joka varoittaa meitä, kun vastaanottaja avaa viestin, ja on erittäin hyödyllinen automaattisten muistutusten asettamisessa.

Mailbird on ohjelma, joka asennetaan tietokoneelle. Se on täydellinen niille, jotka hallitsevat 3-4 eri tiliä ja haluavat nähdä ne kaikki yhdellä näytöllä hyppäämättä välilehdestä toiseen.

Muita hyödyllisiä asioita, jotka usein unohdetaan

• Offline-käyttö: Asetuksissa "Offline" osion alla voimme aktivoida postin lukemisen ilman internetiä. Hyödyllinen lentokoneessa; vastaukset lähetetään heti, kun palaamme online-tilaan. Lisätietoja varten, katso kuinka lukea Gmail-postia offline.
• Sähköpostin siirtäminen myöhemmin: Klikkaamalla kellon kuvaketta viestin yläpuolella, voimme piilottaa sen ja saada sen uudelleen näkyviin saapuneet-kansioon myöhemmin.
• Arkistointi vs. Roskakori: Sähköpostin arkistointi ei tarkoita sen poistamista. Se vain poistaa viestin päänäkymästä, mutta säilyttää sen tallessa. Jos poistamme sen, se häviää ikuisesti 30 päivän kuluttua.

Vuosien taistelun jälkeen tilan loppumisen ilmoitusten kanssa ja sähköpostien etsimisessä uutiskirjeiden vuorilta, tajusin, että ainoa tapa pysyä järjissä Gmailin kanssa on lopettaa luottaminen automaattisiin asetuksiin. Suositteluni.

Siivous lauantaina

On todella palkitsevaa käyttää tunti lauantaina siivoamiseen käyttäen size: -operaattoria ja sulkea kategorian välilehdet. Se saattaa tuntua tylsältä työltä, mutta tunne, kun avaat postisi ja näet vain sen, mikä on oikeasti tärkeää, ilman mainontaa häiritsemässä, on korvaamaton.

Vähemmän häiriöitä

Vähemmän häiriöitä tarkoittaa enemmän aikaa tehdä muita asioita.

Nyt kun olet lukenut 20 Gmailin toimintoa sähköpostin hallintaan nopeammin loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää GMail-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!