PDF-tiedostoista on nopeasti tullut asiakirjojen jakamisen standardi. Yksi etu on, että niitä ei ole helppo muokata, mikä tarkoittaa, että vastaanottajasi näkee saman asian, jonka lähetit. Yksi haittapuoli on, että niitä ei ole helppo muokata, jolloin jopa yksinkertaiset säädöt näyttävät tarpeettoman monimutkaisilta.
Saatat ajatella, että tarvitset Adobe-ohjelmiston PDF-tiedostojen käsittelyyn, mutta MacOS:n mukana tuleva PDF- ja kuvankatseluohjelma, Preview, on paljon tehokkaampi kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää, ja siellä on useita piilotettuja ominaisuuksia, jotka saattavat tallentaa matkasi Acrobatiin.
1. Asiakirjojen allekirjoittaminen
Unohdat tulostaa asiakirjoja allekirjoittamista varten – jos tallennat allekirjoituksesi esikatseluun kerran, voit lisätä sen asiakirjoihin ikuisesti.
1. Allekirjoita nimesi tavalliselle valkoiselle paperille kynällä. Varmista, että jätät allekirjoituksen ympärille kohtuullisen määrän tyhjää tilaa.
2. Näytä Merkintä-työkalupalkki Näytä-valikosta.
3. Napsauta työkalupalkin allekirjoituskuvaketta.
4. Napsauta kamera-välilehteä avattavasta valikosta.
5. Pidä allekirjoitettua paperia tietokoneen kameraa vasten. Yritä kohdistaa allekirjoituksen esikatselu näytön sinisen viivan kanssa, mutta älä pyri täydellisyyteen. Sinun on luultavasti nostettava kaulaasi nähdäksesi paperisi ympärillä.
6. Kun se näyttää hyvältä, napsauta "Valmis" tallentaaksesi allekirjoituksen.
7. Siirry sivulle, jonka haluat allekirjoittaa, ja napsauta allekirjoituskuvaketta uudelleen. Näet äskettäin luomasi allekirjoituksesi täällä. Lisää se napsauttamalla sitä.
8. Muuta kokoa ja aseta allekirjoituksesi sivulle sinisten kahvojen avulla. Se lisätään oletuksena suurimmassa koossa ja sivun keskelle, joten sinun on myös pienennettävä ja siirrettävä sitä hieman.
9. Tallenna tai vie PDF Tiedosto-valikosta. Jos tallennat PDF-tiedoston, korvaat alkuperäisen. Jos viet, saat uuden tiedoston.
2. PDF-tiedostojen yhdistäminen
Jos sinun on liitettävä kaksi PDF-tiedostoa yhteen, esikatselu auttaa sinua.
1. Avaa molemmat PDF-tiedostot esikatselussa.
2. Ota Pikkukuvat-sivupalkki käyttöön sivupalkin kuvakkeesta.
3. Vedä ja pudota yhden PDF-tiedoston pikkukuvat toisen pikkukuvien päälle. Voit vetää osan tai kaikki sivut ja sijoittaa ne minne tahansa ensimmäisen sivun jälkeen tai ennen viimeistä sivua. Jos lisäät yksisivuiseen PDF-tiedostoon, muista pudottaa uudet sivut suoraan pikkukuvan päälle.
4. Tallenna tai vie PDF Tiedosto-valikosta.
3. Sivujärjestyksen muuttaminen PDF-tiedostoissa
Tämä temppu käyttää myös pikkukuvien sivupalkkia.
1. Kun PDF on auki, ota käyttöön Pikkukuvat-sivupalkki.
2. Vedä ja pudota sivuja sivupalkissa, kunnes ne ovat oikeassa järjestyksessä. Voit valita useita sivuja pitämällä "Komento"-näppäintä painettuna napsauttaessasi.
3. Tallenna tai vie PDF.
4. PDF-tiedostoihin ja kuviin merkitseminen
Tämä temppu toimii myös kuvien kanssa ja perustuu Merkintätyökalupalkkiin, joka ei ole oletusarvoisesti näkyvissä.
1. Kun kuva tai PDF on auki, napsauta Markup Toolbar -kuvaketta (tai paina "Komento + Vaihto + A").
2. Lisää muotoja napsauttamalla muotojen pudotusvalikkoa ja valitsemalla muodon, jonka haluat lisätä.
3. Säädä reuna- ja täyttövärejä Merkintä-työkalurivillä. Jos haluat ympyröidä jotain punaisella, aseta reunuksen väriksi punainen ja täyttöväriksi tyhjäksi (esittää neliö, jonka läpi kulkee punainen vinoviiva).
4. Lisää tekstiä napsauttamalla Teksti-kuvaketta. Tämä asettaa automaattisesti tekstiruudun sivun keskelle.
5. Kirjoita tekstisi tuloksena olevaan tekstiruutuun.
6. Käytä Merkintä-työkaluriviä muuttaaksesi tekstin väriä ja kokoa.
5. Tekstin korostaminen
Jos opiskelet PDF-tiedostosta, tekstin korostaminen voi olla korvaamatonta. Huomaa, että tämä toimii vain PDF-tiedostossa, jossa on elävää tekstiä.
1. Kun PDF on auki esikatselussa, napsauta Markup Toolbar -kuvaketta (tai paina "Command + Shift + A").
2. Varmista, että tekstin valinta on aktivoitu Markup Toolbarissa.
3. Valitse teksti, jonka haluat korostaa kursorilla.
4. Napsauta korostuskuvaketta päätyökalupalkissa. Jos haluat valita värin, napsauta kuvakkeen vieressä olevaa avattavaa nuolta.
5. Tallenna PDF, kun olet valmis, tai korostus poistetaan.
Bonus: Täytä PDF-lomakkeet
Vaikka täytettävää PDF-lomaketta ei olisi tallennettu lomakkeeksi, voit silti täyttää sen esikatselulla.
1. Kun olet avannut PDF-tiedoston, siirrä osoitin jonkin lomakkeen kentän päälle ja napsauta.
2. Tyhjä tekstiruutu tulee näkyviin. Aloita kirjoittaminen ja teksti pysyy automaattisesti lomakerivillä.
3. Jos haluat muuttaa tekstin kokoa, valitse se ensin. Avaa sitten Markup-työkalupalkki ja käytä siellä olevia säätövaihtoehtoja.
Johtopäätös
Perusulkomuodostaan huolimatta esikatselussa on enemmän sisäänrakennettuja toimintoja kuin miltä näyttää. Kun seuraavan kerran sinun on täytettävä PDF-lomake, älä vaivaudu Adoben kanssa – tarkista, mitä sinulla on jo mukana.
Vastaa