Ryhmien ja postituslistojen luominen Gmailissa ja Google -ryhmissä

Haluammeko luoda työ- tai opintoryhmän, joka lähettää yhteistyösähköposteja? Katsotaanpa, miten se tehdään Google Workspacessa

Google Workspace (aiemmin tunnettu myös nimellä G Suite) tarjoaa erilaisia ​​työkaluja älykkääseen työskentelyyn tai opiskeluun kotoa DAD: n kautta. Sviitin vähemmän tunnetuista palveluista löydämme myös Google -ryhmät, jonka avulla voit hyödyntää yhteistyösähköpostia lähettääksesi sähköpostiviestin koko ryhmälle aivan kuten postituslista.

Luomalla yhteistyösähköpostin meillä on postilaatikko, jossa kaikki jäsenet voivat saada saman sähköpostiviestin ja käyttää sitä samalla ryhmän puolesta vastatakseen vastaanottajille (jotka näkevät ryhmän osoitteen eikä henkilökohtaista osoitetta). On selvää, että ryhmän ylläpitäjinä voimme myös valita jäsenille myönnettävät valtuudet estääksemme yhteistyösähköpostin väärinkäytön.

Seuraavassa oppaassa näytämme sinulle yksityiskohtaisesti kuinka luoda ryhmiä ja postituslistoja Gmailissa ja Google -ryhmissä, joten voit lähettää yhden sähköpostiviestin ihmisryhmälle kirjoittamatta niitä manuaalisesti Gmailin vastaanottajakenttään.

Luo ryhmä sähköpostiviesteille

Jotta voimme luoda ryhmän sähköpostiviesteille, meidän on ensin avattava sivun Google -ryhmät, varmista, että käytämme kelvollista Google -tiliä. Jos meillä ei ole Google -tiliä, voimme käyttää samaa tiliä kuin Android -puhelimemme tai luoda uuden oma sivu.

Kun olet saanut pääsyn Google -ryhmiin, paina vasenta yläkulmaa Luo ryhmä, lisää ryhmän nimi, luo ryhmän sähköposti tyhjästä (jolla on @ googlegroups.com), lisää haluamasi kuvaus ja napsauta Älä viitsi.

Seuraavassa näytössä ryhmien järjestelmänvalvojien on valittava, mitkä käyttöoikeudet otetaan käyttöön, jotta voimme päättää itsenäisesti, kuka voi etsiä ryhmää, kuka voi liittyä ryhmään, kuka voi tarkastella keskusteluja, kuka voi julkaista ja kuka voi tarkastella rekisteröityneitä jäseniä.

Sieltä voimme tehdä ensimmäisen alajaon eri jäsenten kesken, jättäen kaikkein arkaluontoisimmat käyttöoikeudet vain ryhmän omistajille tai enintään ryhmän johtajille (esim. Moderaattoreille).

Kun käyttöoikeuksien hallinta on valmis, napsautamme Älä viitsi, jotta voimme viedä sinut näytölle, jossa voit kirjoittaa ryhmään lisättävien yhteiskäyttäjien, opiskelijoiden tai työtovereiden sähköpostit. Valitsemme ketkä sisällytetään ryhmän jäsenten joukkoon ryhmänjohtajien ja omistajien välillä (heillä on samat valtuudet kuin meillä), valitsemme tervetuloviestin ja lopuksi painamme eteenpäin Luo ryhmä uuden ryhmän luomiseksi.

Kun ryhmä on luotu, valitse se ja paina vasemmassa alakulmassa Ryhmäasetukset, avaamme valikon Sähköpostivaihtoehdot ja valitse etuliite ryhmän sähköpostien tunnistamiseksi sekä valitse italialainen kieli.

Sähköpostin lähettäminen tai välittäminen ryhmälle

Ryhmän valmistelun jälkeen voimme käyttää sitä postitus lista, joten voit lähettää yhden sähköpostin kaikille osallistujille ilman, että sinun tarvitsee syöttää kunkin sähköpostiosoite manuaalisesti.

Jatkaaksemme uuden sähköpostin lähettämistä avaamme Gmail -sivusto tietokoneellamme kirjaudumme tarvittaessa sisään samalla tilillä, jolla loimme ryhmän (mutta paperilla voimme käyttää myös toista Gmail -osoitetta, jota ei ole liitetty ryhmään), paina vasenta yläkulmaa kirjoittaa on kenttä A, kirjoitamme suoraan ryhmän sähköpostiosoitteen (verkkotunnuksen kanssa) @ googlegroups.com).

Täytämme loput sähköpostista tavalliseen tapaan ja painamme alas Lähettää. Sähköposti lähetetään kaikille ryhmän osallistujille, jotka voivat lukea sen suoraan ryhmään liittyvältä Gmail -tililtä.

Samalla tavalla voimme välittää sähköpostin, jonka olemme jo saaneet ja jonka haluamme edelleen lähettää nopeasti työtovereille, yhteistyökumppaneille tai kurssin opiskelijoille. Jatka avaamalla edelleenlähetettävä sähköpostiviesti Gmailissa, painamalla kolmea pistettä sähköpostin oikeassa yläkulmassa, valitsemalla kohde Eteenpäin on kenttä A, lisää ryhmän sähköpostiosoite, täydennä sähköpostiviesti viestin rungolla ja paina alas Lähettää vahvistaa.

Ryhmänä vastaanotetut sähköpostit sisältävät myös alaviitteitä ryhmän tunnistamiseksisen lisäksi, että esitetään aiheessa kaikki Google -ryhmävaihtoehdoissa valitut lauseet; voimme mukauttaa muistiinpanojen tai aiheen läsnäolon milloin tahansa, jotta estetään sähköpostin pitäminen tärkeänä ryhmässä ja huomiotta jättäminen.

Päätelmät

Vaikka Google -ryhmät syntyivät erillisenä jakamis- ja keskusteluympäristönä Google Workspace -käyttäjien välillä, se soveltuu erittäin hyvin yritysten tai yhteistyön postituslistojen generaattoriksi, koska jokainen ryhmä voidaan tunnistaa erillisellä sähköpostiosoitteella ja jokainen osallistuja voi vastaanottaa ryhmänjohtajan tai -päällikön sähköpostiosoite, joka voi siten välttää kaikkien osoitteiden syöttämisen manuaalisesti.

Google -ryhmien kautta lähetetty postituslista on myös turvallisempi ja kätevämpi verrattuna CC -kenttään (tai Carbon Copy), CCN (Hidden Carbon Copy) muihin sähköpostiviestien lähetysmuotoihin, koska voimme hyvin luoda yksityinen ryhmä, jossa kukaan ei näe muiden ja läsnä olevien jäsenten sähköposteja, jotta voimme lähettää sähköpostiviestejä kaikille näyttämättä koskaan sähköpostiosoitettamme tai muiden ryhmän jäsenten osoitetta.

Jos välitämme erityisesti yhteistyösähköposteista tai lähetämme sähköpostia usein monille ihmisille, voi myös olla hyödyllistä tietää miten lähetä sähköpostia yhteystietoryhmälle ja miten käyttää yhdistäminen Gmailissa lähettää henkilökohtaisia ​​sähköpostiviestejä useille yhteyshenkilöille.

Toisessa artikkelissa opas Ajoita sähköpostien lähettäminen Gmailiin tulevaisuudessa, erityisen hyödyllinen, jos haluamme ajoittaa postituslistan lähettämisen.