Erot Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostomuotojen välillä

Tärkeimmät digitaaliset asiakirjamuodot ja erot Office Word Excel- ja Powerpoint-tiedostojen välillä, kuten DOC, DOCX, ODT, RTF, WPS, XLSX, PPTX ja muut

Digitaaliset eli tietokoneella luodut asiakirjat eroavat toisistaan ​​tiedostomuodon ja niiden kirjoittamiseen käytetyn ohjelman perusteella. Kun tallennat uuden tekstiasiakirjan Microsoft Wordin kaltaisella ohjelmalla, voit valita useista tiedostomuodoista.

Valinta on tärkeä, koska jos tämä asiakirja lähetetään sitten toiselle henkilölle, sinun on oltava varma, että hän voi avata sen kirjoitusohjelmallaan, joka voi olla Microsoft Word tai jokin muu. Jotkut tiedostotyypit ovat yhteensopivia, mutta niissä on vähemmän edistyneitä ominaisuuksia, kun taas uusimmat Microsoftin luomat tiedostomuodot tarjoavat enemmän integroituja ominaisuuksia ja ne voidaan helposti palauttaa virheen tai äkillisen sähkökatkon sattuessa.

Seuraavassa oppaassa näytämme sinulle, mitä ne ovat yleisimmät digitaalisten asiakirjojen muodotanalysoimalla tiedostotyypit, jotka on luotu kirjoitusohjelmilla, kuten Word, LibreOffice Writer, Google Docs tai muita. Samanlainen ero pätee myös i laskentataulukkotiedostomuotoja (kuten ne, jotka on luotu Excel) ja esityksiä (kuten ne, jotka on luotu PowerPoint).

1) DOCX, XLSX ja PPTX

Microsoftin uusimpien versioiden tukemat vakiomuodot ovat DOCX, XLSX ja PPTXkäytetty oletusmuotona vuodesta Office 2007. Julkaisuhetkellä se aiheutti useita ongelmia Office 2003:n tai aiempien versioiden käyttäjille, koska vanhat versiot eivät voineet avata uuden sukupolven tiedostoja asentamatta lisälaajennusta.

Ymmärtääksesi tämän muutoksen tärkeyden, lue artikkelimme aiheesta kuinka avata docx-tiedostoja Office 2003:lla: tuolloin siitä tuli Navigawebin haetuin artikkeli, koska kaikki käyttivät Office 2003:a jopa toimistossa eivätkä kaikki halunneet päivittää 2007-versioon (monen käyttäjien mielestä liian vallankumouksellinen).

Nykyään asiat ovat muuttuneet ja DOCX-, XLSX- ja PPTX-tiedostot ovat epäilemättä eniten käytettyjä Office-asiakirjoissa, mutta nykyäänkin monet haluavat jakaa tiedostonsa DOC-, XLS- ja PPT-muodossa yhteensopivuuden ylläpitämiseksi.

DOCX-, XLSX- ja PPTX-muodot eroavat suuresti DOC-, XLS- ja PPT-formaateista: ne ovat itse asiassa pakattuja arkistoja, jotka perustuvat XML- (Extensible Markup Language) ja ZIP-pakkaustekniikoihin. Itse asiassa voit yrittää avata uuden sukupolven tiedoston sellaisilla ohjelmilla kuin 7 Zip nähdäksesi kuinka monista xml-tiedostoista koostuva sisältö voidaan purkaa kansioon.

DOCX-, XLSX- ja PPTX-tiedostot pakattuna ovat paljon pienempiä kuin doc-tiedostot. Lisäksi, koska kyseessä on joukko xml-tiedostoja, jos docx-tiedosto vaurioituu, on edelleen mahdollista palauttaa osa sen sisällöstä, joka on poistettu tai kadonnut sähkökatkon tai järjestelmävian aikanamikä tekee siitä selvästi helpompaa vaurioituneiden asiakirjojen palauttaminen.

2) DOC, XLS ja PPT

DOC-, XLS- ja PPT-muodot ovat vakiomuotoja, jotka on luotu yhdessä Officen kanssa. Vaikka ne ovat nyt vanhentuneita ja niissä ei ole edistyneitä toimintoja niitä käytetään edelleen laajalti asiakirjoja laadittaessa: ne ovat suosituin muoto niille, jotka ovat käyttäneet Officea yli 10 vuotta.

Officen ja muiden toimistopakettien uusimmat versiot (esim LibreOffice) mahdollistaa tiedostojen tallentamisen tässä muodossa, joka on siksi edelleen suosittu ja suojaa yhteensopimattomilta. Jos haluat olla varma siitä asiakirjan vastaanottanut voi lukea sen ilman ongelmiaon parempi lähettää se DOC-, XLS- ja PPT-muodoissa, varsinkin jos emme tiedä mitä tietokonetta tai toimistopakettia vastaanottaja käyttää.

3) DOCM, XLSM ja PPTM

DOCM-, XLSM- ja PPTM-tiedostomuotoja kuvataan "makrokäyttöisiksi asiakirjoiksi". M-kirjaimella varustetut muodot luotiin Office 2007:llä ja sisältävät makroja, joten ne sisältävät käyttövalmiin automaation ilman, että makroja on siirrettävä tai kopioitava tietokoneesta toiseen. Jos haluat asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen makron toimivan, sinun on tallennettava tiedosto DOCM-, XLSM- tai PPTM-muodossa.

Jos saat tämäntyyppisen tiedoston sähköpostitse tai chatissa, neuvomme on, että älä koskaan avaa sitä ennen kuin olet tarkistanut sen virustorjuntaohjelmalla: makrot voivat sisältää erittäin tehokkaita viruksia ja niiden käyttöä on rajoitettava.

4) DOTX, XLTX ja POTX

DOTX-, XLTX- ja POTX-tiedostot ovat uusimpia tiedostomuotoja, jotka on tehty mallin jakamiseen ja yhtenäisen ulkoasun ylläpitämiseen eri asiakirjoissa.

Jos luomme dokumenttia ja suunnittelemme samankaltaisten tekemistä, voimme tallentaa tämän asiakirjan käytettäväksi mallina DOTX-, XLTX- tai POTX-muodossa, jotta voit aloittaa tästä toisen kirjoittamisen.

5) DOT, XLT ja POT

Ennen DOTX-, XLTX- ja POTX-tiedostojen saapumista se oli mahdollista viedä asiakirjamalleja DOT-, XLT- ja POT-muotoihinjoka tapauksessa Office 2003:ssa ja aiemmissa versioissa saatavilla olevat asiakirjamallit.

Tällä hetkellä ne ovat jääneet pois käytöstä, koska DOTX-, XLTX- ja POTX-muodot ovat paljon tehokkaampia mallien viennissä.

6) DOTM, XLTM ja POTM

DOTM-, XLTM- ja POTM-muodot tulevat käytetään yhdistämään makroja ennen Office 2007:ää julkaistuihin malleihin. "m" lopussa osoittaa, että malli tukee makron aktivointia.

Tämän tyyppiset tiedostot myös nopeasti poistuivat käytöstä (myös siksi, että se käynnisti vaaralliset makrot), mutta voimme silti löytää tämän tyyppiset tiedostot yritysympäristöissä.

7) ODT, ODS ja ODP

ODT-, ODS- ja ODP-muodot liittyvät ilmaisiin muotoihin nimeltä OpenDocument: he ovat Avoimen lähdekoodin standardimuoto tekstiasiakirjoille. Tämä tarkoittaa, että käytännössä kaikkien kirjoitusohjelmien (mukaan lukien Microsoft Wordin) pitäisi pystyä avaamaan ne niiden vapaan luonteen vuoksi.

Kun käytämme LibreOfficea toimistopakettinamme, tiedostot tallennetaan oletusarvoisesti näissä muodoissa; voimme aina valita jopa tunnetuimmat Office-muodot, mutta paketti pakottaa sinut käyttämään ODT-, ODS- ja ODP-muotoja varoitusikkunalla uutta tiedostoa tallennettaessa.

Aivan kuten uusimmat Office-muodot (DOCX, XLSX ja PPTX), myös OpenDocument-tiedostot perustuvat XML:ään, joten ne jakavat suurimman osan edistyneistä toiminnoista (esim. suurempi kestävyys virheiden tai sähkökatkojen varalta).

8) ABW

ABW on ohjelmalla luodun tiedoston muoto AbiWord. Tämä tiedostomuoto on hyvin erityinen ja et voi avata sitä Wordillamikä rajoittaa sen leviämistä (vain AbiWord-ohjelman omistajat voivat avata sen).

9) WPS

WPS-muotoa tuki vanha Microsoft Works -ohjelmajoka on supistettu ja ilmainen versio Office-tuotepaketista (näkyvä Windows PC- ja Mac-tietokoneissa). WPS-tiedostot voidaan avata Wordilla tai LibreOfficella ilman ongelmiavaikka ne ovat nyt melkein kadonneet liikkeestä, koska ne eivät tarjonneet paljon muuta kuin yksinkertaisia ​​DOC-tiedostoja.

10) RTF (Rich Text Format)

RTF on digitaalisten asiakirjojen universaali muoto voidaan avata millä tahansa ohjelmalla. RTF-tiedosto voidaan jopa avata Windowsin Wordpad-ohjelmalla, vaikka saatat menettää osan muotoilusta.

RTF-muoto ei voi sisältää makroja: tästä syystä sitä käytetään edelleen turvallisena tiedostomuotona jaettavaksi, koska se ei voi sisältää viruksia. Koska se on yhteensopiva kaikkien ohjelmien kanssa, se voi olla hyvä valinta, jos emme tiedä, mitä toimistopakettia vastaanottaja käyttää, vaikka joutuisimme luopumaan perinteisten Office-muotojen kanssa saatavilla olevista edistyneistä muotoiluista.

11) XLSB (binaaritiedostomuoto Excel)

XLSB-muoto on suunniteltu jakamiseen i Excel-laskentataulukot raskaalla pakkauksella: valitsemalla tämän muodon voimme itse asiassa pakata tiedostoja jopa 75 %, mikä säästää paljon tilaa.

Harvinaisesta huolimatta tähän muotoon pakattuja Excel-tiedostoja voi silti kohdata, varsinkin jos on tarpeen jakaa huomattavan kokoinen Excel-dokumentti.

Johtopäätökset

Luettuamme koko oppaan saamme selkeän kuvan siitä kaikki Wordin, Excelin ja PowerPointin tiedostomuodot. Maksimaalisen yhteensopivuuden saavuttamiseksi suosittelemme, että keskityt aina DOC-, XLS- ja PPT-järjestelmiin, jotka sopivat useimpiin koti- ja yritysympäristössä jaettaviin asiakirjoihin. jos meidän on kuitenkin jaettava edistyneitä asiakirjoja, viitemuodot ovat epäilemättä DOCX, XLSX ja PPTX.

Maksimaalisen yhteensopivuuden takaamiseksi voimme käyttää myös RTF-muotoanyt suurelle yleisölle vähän tunnettu, mutta todellinen "pelastusköysi" niille, jotka haluavat jakaa tiedostoja, jotka ovat varmasti ja miten lataa Microsoft Office 2021 Windowsille ja Macille.

Nyt kun olet lukenut Erot Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostomuotojen välillä loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää Mac-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!