Hyödynnä "Liitä erityinen" -toimintoa Office Suitessa

Oletko koskaan yrittänyt kopioida (Ctrl + c) ja liittää (Ctrl + v) joitain tietoja verkkosivulta tai sähköpostista Word-asiakirjaan vain varmistaaksesi, että liitetty sisältö ei näy samalla tyylillä kuin muu asiakirja? Syynä tähän on, että kopioidun sisällön alkuperäinen HTML-muoto säilyy prosessissa.

Onneksi on olemassa tapa liittää sisältö pitämättä alkuperäistä muotoa; Tätä toimintoa kutsutaan "Liitä erityiseksi". Se tarjoaa myös hyödyllisiä vaihtoehtoja, kun liität kuvia asiakirjaan. Voit liittää erityisiä painamalla "Ctrl + Alt + V" Microsoft Office -sovelluksessa ja muissa sovelluksissa. Tämä artikkeli näyttää, kuinka Liitä erityistä voidaan käyttää kahdessa suosituimmista Office-sovelluksista: Word ja Excel. Huomaa, että tämä opas on mukautettu Microsoft Office 2010: lle ja uudemmille.

Microsoft Word 2010 tai uudempi

Kopioi teksti verkkosivulta tai sähköpostista Word-asiakirjaan

1. Kun olet kopioinut tekstiä verkkosivulta leikepöydälle (Ctrl + C), siirry Word-asiakirjaan alkaa ja valitse alanuoli Liitä - Liitä erityinen (tai paina Ctrl + Alt + V).

2. Liitä erityinen -valintaikkuna tulee näkyviin seuraavan kuvan mukaisesti:

3. Oletusarvon mukaan HTML-muoto-vaihtoehto on korostettu, kun kopioit tekstiä verkkosivulta. Jos jatkamme liittämistä tämän vaihtoehdon ollessa valittuna, kopioitu teksti säilyttäisi html-muodonsa ja näyttäisi todennäköisesti olevan täysin väärässä asiakirjassa alla olevan kuvan mukaan.

4. Valitse "Alustamaton teksti" -vaihtoehto sen sijaan, että poistat html-muodon ja asetat sen asiakirjan oletusasetuksiin.

Kopioi kuvat verkkosivulta tai sähköpostista Word-asiakirjaan

1. Jos käännät kuvia Internet- tai sähköpostiasiakirjoihin, ongelma voi ilmetä, kun kopioitu kuva on suuri tiedosto. Esimerkiksi sähköpostiliitteisiin upotetut kuvat ovat usein bmp (bittikartta) -tiedostoja, jotka ovat yksi korkealaatuisimmista kuvatiedostoista. Voit vähentää grafiikan laatua käyttämällä Liitä erityistä. Liitä erityinen -valintaikkunan pitäisi antaa sinulle seuraavat vaihtoehdot:

2. Sen sijaan, että kopioit kuvan sen HTML-muodossa, kuten yllä on korostettu, toisen tyyppisen kuvamuodon valitseminen, kuten GIF, PNG tai JPEG, varmistaa, että kuvan graafinen koko pienenee. Tämän seurauksena asiakirjan tiedostokoko on pieni, mikä on erittäin hyödyllistä, jos lähetät asiakirjan sähköpostitse.

Microsoft Excel 2010 tai uudempi

Niille meistä, jotka käyvät säännöllisesti laskentataulukoissa, Paste Special voi olla hyöty tuottavuudesta. Tässä on joitain erityisiä Excel-liimausmenetelmiä.

Tietojen saattaminen osaksi kansallista lainsäädäntöä

1. Melko yleinen Excelin tietojen puhdistusongelma on tietojen siirtäminen. Esimerkiksi, jos haluat muuntaa tietojemme sarakkeet riveiksi, korosta alkuperäiset tiedot ja paina "Ctrl + C".

2. Siirry laskentataulukon tyhjälle data-alueelle ja paina "Ctrl + Alt + V". Kun Liitä erityinen avautuu, valitse Transponoi.

3. Taulukkoon siirretty kopio näkyy nyt laskentataulukossa.

Automaattiset laskelmat

Liitä erityistä voidaan käyttää tarvittaessa yksinkertaisten laskelmien suorittamiseen, kuten kertominen, vähentäminen tai lisääminen useille soluille kerralla. Esimerkissä meidän on vähennettävä 20 B3-B10: n arvoista.

1, kirjoita tyhjään soluun arvo 20 ja paina CTRL + C

2. Korosta solut B3-B10 ja paina CTRL + ALT + V. Valitse Liitä erityinen -valintaikkunassa Vähentää kohdassa Käyttö. Napsauta OK.

3. Soluissa A1-A20 on nyt 20 vähennystä niiden kokonaisarvoista.

3. Grafiikan alustaminen

Jos haluat näyttää useita grafiikoita, on tärkeää, että väri, kirjasin ja asteikko ovat yhdenmukaiset. Jokaisen grafiikan muotoilu vastaavaksi voi kuitenkin olla erittäin tylsää. Onneksi Paste Special on jälleen hyödyllinen.

Alla olevassa esimerkissä haluamme muuntaa vihannesten laskentakaavion näyttämään hedelmämäärän piirustustaulukolta.

1. Valitse ympyräkaavio ja paina Ctrl + C. Valitse pylväskaavio ja kirjoita Ctrl + Alt + V.

2. Kun Liitä erityinen -valintaikkuna avautuu, valitse Formaatit.

3. Vihannesten määrän pylväsdiagrammi on muotoiltu muistuttamaan ympyräkaaviota, kuten hedelmien määrää.

Johtopäätös

Kuten yllä olevat esimerkit osoittavat, Paste Special voi parantaa merkittävästi tuottavuutta. Useimmissa tapauksissa monimutkaiset tai toistuvat muotoilutehtävät, erityisesti Excel-laskentataulukoissa, voidaan ratkaista yhdellä napin painalluksella. Vaikka mainitsemme vain sen käytön Microsoft Officessa, sitä voidaan käyttää myös monissa eri sovelluksissa, mukaan lukien Gmail. Suosittelemme, että kokeilet sitä, kun seuraavan kerran kopioit tekstiä Internetistä Word-asiakirjaan. Lähetä kommentit alla, jos sinulla on kysyttävää.

Kuvahyvitys: Liitä kopio Liitä kopio