Järjestä sähköpostisi

Kaikki tavat järjestää postilaatikkosi, kun saat liian monta sähköpostia, välttää roskapostia ja järjestää sähköpostisi

Tietokonetta tai älypuhelinta työssään käyttävät saavat päivittäin paljon sähköposteja, jolloin niiden lukemiseen ja niihin vastaamiseen kuluu paljon aikaa. Suurin osa postilaatikkoon saapuvista sähköposteista on merkityksettömiä tai jopa roskapostia, yleensä hyödyttömien ja ärsyttävien mainosviestien muodossa.

Jotta sähköpostien lukeminen ei muuttuisi stressaavaksi koettelemukseksi, näytämme sinulle seuraavassa oppaassa kuinka järjestää sähköpostisi, jos saat liian monta sähköpostiajotta tärkeät sähköpostit (jotka luetaan välittömästi) etusijalle asetetaan merkityksettömiin sähköposteihin, jolloin estetään roskapostisähköpostien tai toissijaisten sähköpostien ilmoitukset (ehkä töiden jälkeen luettavat).

Parhaat sähköpostipalvelut käytettäväksi

Kaikki sähköpostipalvelut eivät ole samanlaisia: Gmail, Yahoo! Mail Ja Microsoft Outlook ne ovat parhaita organisaation näkökulmasta, koska voit käyttää niiden suodatusjärjestelmiä roskapostin estämiseen tai postilaatikon automaattiseen järjestämiseen.

Jos meillä ei vielä ole yhtä yllä luetelluista sähköpostipalveluista, on parasta muuntaa välittömästi lukemalla niihin liittyvät oppaat. Web-sähköpostisivustojen lisäksi voimme myös määrittää sähköpostin Outlook-asiakaserinomainen kaikkien sähköpostiosoitteiden seurantaan, kun käytämme tietokonetta.

Kuinka järjestää postisi

Sinun on vapauduttava liian monien vastaanotettujen sähköpostien taakasta optimoida postilaatikkosi. Kuten useaan kertaan mainittiin, roskaposti ei välttämättä koostu luvattomista mainosviesteistä; hyvin usein kyse on noin uutiskirje lähetetään sivustoilta, joille olet rekisteröitynyt antamalla suostumuksesi.

Jos käytämme Gmailia, tiedämme jo kaiken Gmailin ensisijaisesta postilaatikosta. Gmail merkitsee enemmän tai vähemmän älykkäästi tärkeiksi pidetyt vastaanotetut viestit jakamalla postilaatikon välilehtiin ja luokkiin, kuten päivitykset, tarjoukset ja sosiaaliset viestit.
Tämä näyttötyyli voidaan myös vaihtaa ehkä tehokkaampaan, jossa lukemattomat viestit ovat päässä, ne, joita pidetään ensisijaisena heti alla ja sitten muista luokista, jotka voidaan tehdä asetuksissa.

Poista turhat uutiskirjeet

Jos saamme postilaatikkoomme useita uutiskirjeitä, meidän on valittava, mitkä niistä todella haluamme saada ja mitä emme. Jokaisessa tämän tyyppisessä sähköpostissa on linkki, joka on usein kirjoitettu pienellä ja piilotetulla fontilla, jonka avulla voit poistaa itsesi postituslistalta etkä enää saa näitä viestejä.

Joskus se on linkki painikkeeseen Lopeta tilaus (peru tilaus), joskus se on "Poista tilaus" kun taas joissain tapauksissa joudut kirjoittamaan uuden viestin, jossa pyydetään poistamista postituslistalta. Painamisen jälkeen Lopeta tilausvakavimmat sivustot automatisoivat peruutuksen, kun taas toiset pakottavat käyttäjän kirjautumaan tililleen ja muuttamaan sähköposti-ilmoitusasetuksia.

Gmailin avulla voit myös peruuttaa tilauksen klikkaamatta linkkejä (usein huijaus) käyttämällä erityistä toimintoa, joka on luotu mainossähköpostien tilauksen peruuttamiseksi niitä avaamatta (Lopeta tilaus, joka näkyy vastaanotetun postin otsikossa tai sähköpostivaihtoehdoissa). Ongelma on niin vakava, että jotkut ovat syntyneet palveluja, jotka poistavat automaattisesti uutiskirjetilauksetkuten Unroll.me, joka toimii sähköpostiohjelmien kanssa matkapuhelimissa ja tietokoneissa (Outlook ja Thunderbird).

Taistele roskapostia vastaan

Roskapostin torjuntaan Yahoo-, Google Mail- ja Outlook.com-palvelut tarjoavat erinomaisia ​​suodattimia, mutta tämän suojan lisäämiseksi on olemassa joitakin ilmaisia ​​ohjelmia, jotka estävät roskapostit. Siivouksen jälkeen sinun täytyy järjestää saapuvat sähköpostiviestit yrittämällä koota ne yhteen.

Jos saamme liian monta viestiä Facebook voimme säätää Sähköposti-ilmoitukset Facebook-viesteistävie meidät sisään tilin asetukset -> ilmoitukset; Näin voimme vastaanottaa vain tärkeitä päivityksiä ja yhteenvetoviestejä yksittäisten ilmoitussähköpostien sijaan.

Aseta suodattimet tärkeille sähköposteille ja toissijaisille sähköposteille

Mitä tulee saapuvien sähköpostiviestien järjestämiseen kansioihin, se on mahdollista kaikissa sähköpostipalveluissa luoda automaattisia sääntöjä sähköpostien suodattamiseen. Kun osaat asettaa suodatussääntöjä, voit tehdä sen lajitella postia tai anna automaattisia vastauksia.

Esimerkiksi, jos olet rekisteröitynyt Navigaweb.net uutiskirjevoit luoda suodattimen kaikille päivittäisille sähköposteille, joissa on uusia artikkeleita, valitsemalla suodattimia Hae luokkaan (Päivitykset), Älä koskaan lähetä roskapostiin Ja Käytä etikettiä (Navigaweb): ja siksi on helppoa mennä ja lukea ne uudelleen milloin haluat ilman jatkuvaa ilmoitusta.

Tärkeimpiä sähköposteja varten on parempi määrittää Gmailissa erityinen suodatin: valitse sähköposti, josta suodatin luodaan, paina kolmea pistettä yläreunassa, paina Suodata tämän tyyppiset viestitjatkamme Luo suodatinasetamme ja aktivoimme kohteet Merkitse aina tärkeäksi Ja Käytä luokkaa (Rehtori). Kun tämä suodatin on käytössä, kaikki tärkeät viestit näkyvät yläreunassa ja ilmoitus saapuu välittömästi ilman, että sinun tarvitsee edes avata sovellusta tai asiakasohjelmaa.

Gmailissa on erinomainen roskapostin estosuodatin, joka suodattaa sähköpostit lähettäjän osoitteen perusteella ja sijoittaa postituslistoilta saapuneet sähköpostit kampanja- tai päivitysluokkaan.
Voit kuitenkin varmistaa, että tietystä osoitteesta tuleva viesti poistetaan automaattisesti suodattimilla.
Valitse sitten sähköposti, jota et enää halua saada, napsauta "Muut"ylhäältä, valitse"Suodata tällaiset viestit". Paina laatikosta "Luo suodatin tällä haullaja valitse sittenpoistaa".

Tähtien käyttö on myös kätevää.
Normaalisti, kun lisäät tähden viestien viereen erottaaksesi ne muista, käytät keltaista tähteä. Asetuksissa voit myös käyttää tähtisarjaa eri väreillä tai symboleilla viestien erottamiseksi paremmin. Tehokkain profiili on 4 tähden profiili, ei se, jossa on kaikki tähdet, mikä tulee epäkäytännölliseksi. Voit käyttää tähtiä napsauttamalla sähköpostin vieressä olevaa tähtimerkkiä. ja napsauta sitä useita kertoja valitaksesi sopiva symboli.

Valmiit vastaukset

Gmailissa voimme myös asettaa oletusvastaukset esikonfiguroiduilla malleilla, jotka ovat tärkeitä toistuviin viesteihin vastaamiseen nopeasti. Lähettäminen ei ole automaattista, mutta tällä tavalla vastauksen lähettäminen kestää vain kaksi napsautusta ilman, että samoja asioita tarvitsee aina kirjoittaa uudelleen. Yhdessä suodattimien kanssa voit myös määrittää automaattisia vastauksia tietyille avainsanoille.

Toinen loistava Gmail-laajennus on Boomerang, jonka avulla voit viivyttää sähköpostien lähettämistä ja lähetä sitten päivättyjä viestejä: kirjoitan sen nyt, lähetän sen kahden tunnin kuluttua henkilökohtaisen strategian tai organisaation vuoksi. Boomerang on vain yksi hyödyllisimmistä Gmailin laajennuksista Google Chrome -selaimessa.
Myös erittäin hyödyllinen Gmailissa on "torkku"-painike sähköpostien lukemisen lykkäämiseksi.

Gmailin laajennukset

Kuka käyttää Gmailia on paljon tarjolla laajennuksia, jotka optimoivat Gmailin ja siivota postilaatikko. Esimerkiksi näistä haluaisin korostaa laajennuksen Yksinkertaista Gmailiajoka integroituu Gmailiin ja järjestää viestit automaattisesti jakamalla ne eri sarakkeisiin.

Työpöydän ilmoitukset lukemattomista viesteistä

Voit saada ilmoituksia työpöydällesi aina, kun saat uuden viestin Gmailissa, kuten käyttäisit tietokoneellesi asennettua asiakasohjelmaa.
Sisään asetukset, vieritä alas löytääksesi työpöydän ilmoitukset -vaihtoehdon ja valitse, haluatko saada ilmoitukset vain tärkeistä viesteistä vai kaikesta postilaatikostasi. Tästä eteenpäin jokaisen uuden viestin oikeassa alakulmassa näkyy varoitus.

Huomautus: Jos käytät Chromea, voit myös asentaa laajennuksen Checker Plus Gmailille tietääksesi aina, kuinka monta lukematonta viestiä on oikeassa yläkulmassa olevassa kuvakkeessa.

Johtopäätökset

Kaikki yllä kuvatut menetelmät ovat erittäin hyödyllisiä sähköpostilaatikon siivoamiseen ja tarvittavien erojen tekemiseen yrityssähköpostien, työsähköpostien ja toissijaisten sähköpostien välillä, jotta ne voidaan lukea myöhemmin. Menetelmät soveltuvat myös erinomaisesti roskapostisähköpostien tarkkaan suodattamiseen tai liian invasiivisten tai väärennettyjä alennuksia ja kuponkeja tarjoavien uutiskirjeiden tilausten peruuttamiseen.

Oppaan päätteeksi osoitamme myös oppaamme vastaanottaa tietokoneellesi ilmoituksia saapuvista viesteistä työkaluilla, kuten EmailTray tai, mikä vielä parempaa, Pop Peeper, joka toimii minkä tahansa sähköpostiohjelman tai -palvelun kanssa.

Toisessa oppaassa olemme myös korostaneet parhaat työkalu, jolla saat ilmoituksen uusista sähköpostiviesteistä tietokoneellasi työpöydällesijotta et menetä uusia viestejä.

Ne, jotka eivät halua asentaa mitään, voivat myös yksinkertaisesti määrittääWindows Mail -sovellussaatavilla ilmaiseksi Windows 11:lle ja Windows 10:lle.

Nyt kun olet lukenut Järjestä sähköpostisi loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää Chome-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!