Kuinka tulostaa sähköpostitse automaattisesti

Haluammeko tulostaa asiakirjat heti, vaikka olisimme poissa kotoa? Katsotaanpa kuinka se tehdään lähettämällä sähköpostia.

Kuinka monta kertaa olemme joutuneet tulostamaan erittäin tärkeitä asiakirjoja työtä tai opiskelua varten, mutta emme ole koskaan pitäneet tulostinta käyttövalmiina. Useimmissa tapauksissa sinun on aina mentävä kotiin, kytkettävä tulostin päälle ja jatkettava varsinaista tulostusta, ehkä jopa hukattava aikaa tulostamisen määrittämiseen puhelimesta tai pöytätietokoneen käynnistämiseen.

Harvat käyttäjät tietävät tämän, mutta monet nykyaikaiset tulostimet integroivat verkkopalvelimen verkkotoimintoon niin, että he voivat tulosta etänä yksinkertaisesti digitaalisten asiakirjojen lähettäminen liitetiedostoina tulostimen sähköpostiin tarkoitukseen sopivasti konfiguroitu.

Seuraavassa oppaassa näytämme, kuinka voit tulostaa automaattisesti sähköpostitse käyttämällä verkkopalvelin, joka on integroitu HP -tulostimiin; toiminta on samanlainen muiden valmistajien tulostimissa, sinun on vain löydettävä oikeat kohteet, jotta etätulostus voidaan ottaa käyttöön sähköpostiviesteillä.

Ota online -tulostus käyttöön sähköpostitse

Jotta voimme tulostaa etänä käyttämällä sähköpostiosoitteita, meidän on ensin tehtävä jätä tulostin päälle ja kytke se koti- tai toimistosi Internet -verkkoon: jos tulostimen virta on katkaistu tai Internet -verkko ei toimi, emme voi tulostaa mitään. Kun olet käynnistänyt tulostimen, avaa tietokoneen verkkoselain, kirjoita tulostimen ohjauspaneelin IP -osoite ja tunnista verkkopalvelu tai verkkopalvelineli etätulostusominaisuudet.

Aktivoimme kaikki kiinnostavat kohteet ja kirjaudumme pyydettäessä sisään omistamamme tulostinvalmistajan (tässä tapauksessa HP) tilillä ja luomme tarvittaessa uuden. Kun olemme avanneet tilin tai rekisteröinyt sen, meidät ohjataan verkkopalvelimen lisäasetuksiin: muistamme avautuvassa ikkunassa valmistajan antaman sähköpostiosoitteen tai luomme oman sähköpostiosoitteemme, joten muistat sen helpommin.

Tämän määrityksen jälkeen tulostin on valmis tulostaa automaattisesti sähköpostitse. Varten lisää tämän toiminnon turvallisuutta (joka voisi olla helppo portti pahoille ja hakkereille), suosittelemme sinua ota käyttöön sähköpostin tulostus vain muutamille sähköpostiosoitteille, mukauttamalla tulostimen tietoturvaa ja yksityisyyttä.

Tällä tavalla on mahdollista taata toiminnallisuuden käyttö vain tietyistä sähköpostiosoitteista vastaanotetuille sähköposteille: periaatteessa sama sähköpostiosoite, jolla rekisteröimme tilin, mutta voimme lisätä muita). Jos joku yrittää lähettää sähköpostia tulostimen sähköpostiosoitteeseen, mutta sitä ei ole luettelossa, se ei tulosta.

Tulosta etänä lähettämällä sähköpostia

Kun olemme saaneet tulostimen sähköpostiosoitteen, lisäämme sen sähköpostitilin yhteystietoluetteloon, jotta sitä voidaan käyttää vastaanottajana aina, kun meidän on tulostettava asiakirjoja etänä. Voit lisätä tämän sähköpostiosoitteen Gmailiin avaamalla Gmail -sivusto, kirjaudu sisään Google -tilillä ja paina sitten oikealla olevaa kuvaketta Yhteystiedot ja paina Luo yhteyshenkilö.

Kun olet valinnut nimen yhteyshenkilölle, kirjoita tulostimen sähköpostiosoite ja napsauta Tallentaa. Voit tulostaa Gmailista meidän tarvitsee vain kirjoittaa uusi sähköpostiviesti, valita vastaanottajaksi äskettäin luotu tulostimen yhteyshenkilö ja liittää tulostettavat asiakirjat, jotta voimme aloittaa tulostusprosessin välittömästi (vaikka olisimme poissa kotoa).

Jos sen sijaan haluamme tulostaa Outlook -tililtä avaa vain Outlook -sivusto, kirjaudu sisään Microsoft-, Office-, Xbox- tai Exchange -tilillä, paina vasemmalla olevaa kuvaketta Yhteystiedot ja lopuksi klikkaa Uusi kontakti. Kirjoita uudelle näytölle tulostimen nimi ja kirjoittimen osoite ja paina sitten Luoda lopettaa muutokset.

Aloita tulostus vain lähettämällä sähköposti tulostimen osoitteeseen ja lisäämällä tulostettavat asiakirjat sähköpostiviestin liitteenä.

Muita tapoja tulostaa etänä

Jos tulostimessamme ei ole verkkopalvelinta sähköpostin tulostamista varten, yksinkertaisin tapa etätulostus edellyttää kauko -ohjainohjelman käyttöä Miten TeamViewer.

Tämän ohjelman avulla voimme tulostaa nopeasti tarkistamalla kotitietokoneen tai minkä tahansa muun laitteen, joka on kytketty samaan verkkoon tulostimen kanssa (se on kuitenkin premium -toiminto). Jatkaaksemme meidän tarvitsee vain asentaa TeamViewer -asiakas tietokoneeseen, jolla on pääsy tulostimeen, luo TeamViewe -tilir valvomatta pääsyä e asenna TeamViewer kannettavaan tietokoneeseen tai puhelimeemme, joten voit tarkistaa tietokoneen kiinteässä verkossa välittömästi.

Kun olemme päässeet tietokoneen etätyöpöydälle, avaamme toiminnon Ota TeamViewer -tulostus käyttöön (aina valikossa Tiedostot ja lisäosat) havaitaksesi tulostimen tietokoneesta ja käynnistääkseen sille tarkoitetun tulostuspalvelimen. Tästä lähtien voit tulostaa minkä tahansa asiakirjan TeamViewer -ohjelmalla painamalla suoraan tulostinkuvaketta tai siirtämällä PC -työpöydälle tulostettavat tiedostot (jotta voit tulostaa vanhalla tavalla).

Jos haluat lisätietoja, kutsumme sinut lukemaan miten Teamvieweria käytetään. Jos toisaalta etsimme ilmaista vaihtoehtoa, meillä on myös vaihtoehtoja TeamViewerille.

Muut ilmaiset vaihtoehdot Teamviewerille on kuvattu oppaassa verkkopalvelut tulostusta varten, vaihtoehto Google Cloud Printille jota ei ole enää olemassa.

Osaamme myös lukea miten voit tulostaa verkossa muista tietokoneista, matkapuhelimista ja etänä

Päätelmät

Etätulostus sähköpostilla on helmi, joka on aina ollut läsnä ammattitulostimissa tai suurissa toimisto-LAN-tulostimissa, mutta jo muutaman vuoden ajan se on ollut mahdollista löytää myös pienemmiltä tulostimilta tai tulostimilta, jotka on tarkoitettu koti- ja puoliammattikäyttöön. Tällä toiminnolla meillä on sähköpostiosoite, joka lähettää asiakirjat tulostettavaksi (jopa etänä), jotta ne ovat valmiina, kun palaat kotiin tai toimistoon.

Parantaaksemme edelleen toimistomme tai kotimme tulostusominaisuuksia, pyydämme sinua lukemaan oppaamme tulostuspalvelimen luominen Ja kuinka jakaa tulostin mistä tahansa tulostettavaksi.

Onko meillä ongelmia etätulostuksen kanssa? Eikö tulostin halua, että mikään ei toimi? Voimme yrittää ratkaista tulostusongelmat.