Kuinka tuoda tietoja PDF-tiedostosta Exceliin

Olemme vastaanottaneet raakadataa PDF-muodossa ja haluatko integroida sen Excel-taulukkoon? Katsotaanpa, miten se tehdään.

Usein Excel-tietojen kanssa työskentelevät tietävät, milloin on tärkeää palauttaa mahdollisimman paljon raakadataa, jotta sitä voidaan käsitellä laskentataulukon sisällä taulukon tai kaavion luomiseksi. Raakadataa ei kuitenkaan aina jaeta XLS-muodossa tai muissa Excelin kanssa yhteensopivissa muodoissa: työn aikana on mahdollista vastaanottaa raakadataa myös PDF-muodossa, jota käytetään laajalti dokumenttien jakamisessa, mutta joka aiheuttaa vaikeuksia tietojen suorassa kopioimisessa ( virheriski on erittäin korkea).

Mutta kuka käyttääMicrosoft 365 -tilaus osaa käyttää ohjelman sisäistä toimintoa tuodakseen helposti raakadataa PDF-tiedostosta nopeuttaakseen prosessia mahdollisimman paljon tekemättä virheitä, jotka johtuvat tietojen virheellisestä kopiosta.

Seuraavassa oppaassa näytämme sinulle kuinka tuoda tietoja PDF-tiedostosta Exceliin käyttämällä tilausversiossa Exceliin integroitua toimintoa. Ne, joilla ei ole ohjelman tilausversiota, voivat käyttää jotakin ehdotetuista vaihtoehdoista, jotta ei välttämättä tarvitse maksaa rahaa kyseisestä tilauksesta.

Tuo tiedot PDF-tiedostosta Exceliin

Microsoft 365 -tilauksen omaavat voivat tuoda tietoja mistä tahansa PDF-tiedostosta avaamalla Käynnistä-valikon, etsimällä Excel-ohjelmaa, avaamalla uuden XLS-dokumentin (tai olemassa olevan asiakirjan) napsauttamalla yläreunassa olevaa valikkoa. Datalaajentaa valikkoa Palauta tiedot ja painamalla ylös Tiedostosta -> PDF:stä.

Hallintaohjelmiston ikkuna avautuu, jossa voit valita PDF-tiedoston, joka sisältää raakatiedot tuotavaksi laskentataulukkoon. Kun olet valinnut tiedoston, vahvista Tuo ja valitse seuraavassa näytössä käytettävä raakatietotaulukko tutkimalla kaikki PDF:ssä olevat arkit (jotka "puretaan" latausprosessin helpottamiseksi).

Kun olet tunnistanut sivun ja oikean tietotaulukon, paina alas Ladata ja lajittelemme tiedot laskentataulukon sisällä ikään kuin meillä olisi uutta dataa käsiteltävänä. Jos haluamme hallita enemmän raakadatan hankintaa, laajenna painike Ladata paina viimeisestä näytöstä Lataa nimellä ja valitse, miten tiedot näytetään taulukossa (taulukkona, pivot-taulukona tai yksinkertaisena linkkinä tietoihin).

Vaihtoehtoisesti voimme myös muuttaa raakatiedot Excelissä painamalla -painiketta Muunna tiedot: tällä tavalla tiedot näytetään erillisessä Excel-näytössä, joten voit muuttaa niiden sijaintia, luoda haluamasi taulukon tai vain luoda kaavion hankituista tiedoista ja lisätä ne vasta sitten dokumenttiin.

Vaihtoehtoja tietojen tuomiseen PDF-tiedostosta Exceliin

Jos meillä ei ole Microsoft 365 -tilausta, mutta haluamme silti tuoda raakadataa PDF-tiedostosta, voimme käyttää PDF-muunnossivustot verkossajotta PDF-tiedosto voidaan muuntaa Excel-tiedostoksi ja yhdistää tiedot (jotka ovat uudessa laskentataulukossa) parhaillaan käsiteltävään asiakirjaan.

Ensimmäinen sivusto, jota voimme käyttää tähän tarkoitukseen, on Pieni pdfyksi tämäntyyppisten tulosten vertailupisteistä.

Tämän sivuston avulla voimme muuntaa PDF-dokumentteja Excel-laskentataulukoiksi yksinkertaisesti painamalla painiketta Valitse tiedosto, valitsemalla muunnettavan PDF-tiedoston ja vahvistamalla muunnostoiminnon. Työn päätyttyä sivusto aloittaa muunnetun Excel-tiedoston automaattisen latauksen, joten voit avata sen päälaskentataulukon sisällä tai kopioida raakatiedot suoraan Exceliin.

Toinen sivusto, jota voimme käyttää tietojen tuomiseen PDF-tiedostosta Exceliin, on Online2PDFjoka tarjoaa erittäin tarkan ja ammattimaisen muunnosjärjestelmän.

Sivuston avaamisen jälkeen painamme painiketta Valitse tiedostotkäytämme tiedostonhallintaa korostamaan PDF-dokumentin, jossa raakatiedot ovat, vahvistamme valinnan ikkunassa, painamme välilehteä Exceltarkistamme käytettävän tiedonkeruun tyypin ja painamme sitten -painiketta Muuntaa. Muuntamisen jälkeen sivustolta voit ladata uuden Excel-tiedoston, käyttää sitä uuden asiakirjan pohjana tai tuoda tietoja yksinkertaisella kopioinnilla ja liittämisellä.

Jos kuitenkin etsimme offline-ohjelmaa PDF-tiedostojen muuntamiseen Exceliksi, on parasta keskittyä siihen PDF24 Creatortäydellinen sarja PDF-tiedostojen hallintaan ja muuntamiseen jopa ilman Internet-yhteyttä.

Käytä tätä ohjelmaa avaamalla Käynnistä-valikon ja etsimällä ohjelman PDF24painamme kohdetta Muunna PDF muiksi tiedostoiksinapsautamme Valitse tiedostovalitse muutettava PDF-tiedosto, laajenna alareunassa oleva avattava valikko Muotovalitse Excel-kohde ja paina lopuksi Muuntaa. Ohjelma kysyy meiltä, ​​mihin kansioon tallennetaan uusi muunnettu tiedosto, jotta voimme käyttää sitä työstettävässä laskentataulukossa.

Johtopäätökset

Vaikka kyseessä ei olisikaan jokapäiväinen prosessi, kannattaa opetella tuomaan PDF-tiedostossa oleva raakadata ja integroimaan se Excel-dokumenttiin, jotta valtavan tietomäärän hankintaa voidaan nopeuttaa yksinkertaisesti avaamalla PDF ja muotoilemalla tiedot haluttuun muotoon. Jos meillä ei ole Microsoft 365 -tilausta, voimme aina käyttää online-muunnossivustoja tai kätevää PDF24-työkalua, joka sisältää monia hyödyllisiä työkaluja PDF-tiedostojen käsittelyyn.

Muita raakatiedon hankintamenetelmiä voit tarkastella ai-oppaissamme OCR-ohjelmat paperiarkkien ja PDF-tiedostojen muuntamiseksi muokattavaksi tekstiksi ja miten purkaa kuvia Word-, Excel- tai Powerpoint-tiedostoista.