SharePoint vs. OneDrive: Mihin tiedostosi pitäisi tallentaa?
Sekä SharePoint että OneDrive ovat online-pilvitallennussovelluksia, joita voit käyttää samalta Microsoft 365 -tililtä. Koska nämä kaksi palvelua synkronoidaan sisäisesti, se voi hämmentää käyttäjiä siihen, että he eivät tiedä, kumpaa heidän pitäisi käyttää tiedostojensa tallentamiseen. Päätöksenteon helpottamiseksi vertaamme SharePointia ja OneDrivea tallennus- ja käyttöetujen perusteella.
Kärki: puuttuuko OneDrive-kuvake Windowsista? Opi palauttamaan se helposti.
Suurin ero SharePointin ja OneDriven välillä on, että edellinen on koko tiimin dokumenttien hallintajärjestelmä, kun taas jälkimmäinen on pilvitallennusvarasto yhdelle käyttäjälle yhdellä käyttäjätunnuksella.
Molemmat ovat ulkonäöltään melko erilaisia. OneDrive näyttää ja tuntuu tyypilliseltä pilvitallennuspalvelulta. Sen tuttu käyttöliittymä on suunniteltu etsimään asiakirjoja, avaamaan niitä verkossa ja selaamaan tiedostoja ja kansioita.
Sen sijaan SharePoint näyttää yrityksen verkkosivuston mallilta, joka tunnetaan myös nimellä "SharePoint-sivusto". Kaikki tallennetut tiedostot tai kansiot ovat käytettävissä vain intranetin, ekstranetin tai asiakasportaalisivuston kautta, joka sinun on luotava etukäteen. On selvää, että tämä on hyvin ainutlaatuinen ja erilainen tapa tallentaa asiakirjoja.
Toinen merkittävä ero on, että SharePoint Online ei toimi tavallisen OneDrive-tilin kanssa, eikä se ole saatavilla Microsoft 365:n ilmaisella, Basic-, Personal- tai Family-tilauksella. SharePointin käyttäminen edellyttää aina a Microsoft 365 liiketoimintasuunnitelma: Basic, Standard tai Premium. Tämä on tärkeää pitää mielessä, kun päätät näiden kahden välillä, lukuun ottamatta alla olevia kohtia.
1. Yhteistyö
OneDriven yhteistyöominaisuudet ovat melko rajalliset SharePointiin verrattuna. Muut käyttäjät eivät esimerkiksi voi samanaikaisesti muokata OneDrive-asiakirjaa tai ryhtyä yhteistekijöiksi, koska OneDrive-tili on lueteltu vain yhden käyttäjätunnuksen alla.
OneDrive tukee muiden käyttäjien manuaalisia muokkauksia, kun otat Share-toiminnon käyttöön ja määrittää, että kuka tahansa linkin saanut voi muokata esine. Muokkausta käsitellään erillisenä tiedostona, kun lataat sen OneDrive-tilillesi.
Sivuston sivun käyttöoikeustasoista riippuen SharePointin käyttäjät voivat ryhtyä kirjoittajiksi ja muokata asiakirjoja etäyhteyden kautta vaikuttaakseen suoraan pääsivuston muutoksiin (ilman järjestelmänvalvojan valvontaa). Ajattele työntekijää, joka täyttää arvion, tai asiakasta, joka lähettää palautetta, joka päivittyy automaattisesti verkkosivulle.
Lisäksi SharePointissa on Versiointi ominaisuus, joka tallentaa automaattiset tiedostoversiot eri asiakirjoista pitääkseen kirjaa niiden historiallisista tietueista. OneDriven avulla sinun on tallennettava jokainen tiedostoversio toistuvasti.
2. Työnkulun erot
SharePointin työnkulku on monimutkaisempi kuin OneDrive. Sinun on ensin luotava SharePoint-sivusto SharePoint-aliverkkotunnuksen tai oman mukautetun toimialueen muodossa. Tämän jälkeen sivuston järjestelmänvalvojan on kutsuttava osallistujat SharePoint-sivustoonsa sähköpostitse. Tämä tarkoittaa, että heidän on oltava "rekisteröitynä" sivustolle.
OneDrivella ei ole tällaisia käyttövaatimuksia. Jos haluat jakaa asiakirjoja, sinun ei tarvitse rekisteröidä muita tiimin jäseniä OneDrive-tilillesi. He voivat käyttää kaikkea jakamaasi, kunhan heillä on omat Microsoft-tilinsä.
Jos olet SharePoint-sivuston järjestelmänvalvoja, suurin haaste sinulle on määrittää kunkin sivuston käyttäjän oikeudet. Jos he ovat esimerkiksi vain vieraita tai sivuston vierailijoita, voit rajoittaa heidät vain luku -tilaan. Muilla käyttäjillä voi olla rajoitetummat muokkausoikeudet riippuen heidän roolistaan organisaatiossa.
Koska OneDrive-tili on sidottu vain yhteen käyttäjätunnukseen, siitä puuttuu SharePointin monimutkainen sääntöhierarkia.
3. Tallennusrajat
Sekä SharePoint että OneDrive sisältyvät Microsoft 365 Business -suunnitelmiin, mutta SharePoint tarjoaa paljon korkeammat tallennusrajat. Suurin OneDriven käytettävissä oleva tallennustila on 1024 Gt (1 Tt) Microsoft 365 Personal-, Family- tai minkä tahansa liiketoimintasuunnitelman kanssa.
Kaikki SharePoint-paketit tarjoavat enemmän tallennustilaa kuin OneDrive. Jos tarkistat Aktiiviset sivustot alla SharePoint-hallintakeskus, löydät vähintään 1,24 Tt (1240 Gt) tallennustilaa yhdelle sivustolle. Kaikkien verkkosivustojesi enimmäistallennustila, joka tunnetaan nimellä "sivustokokoelma", voi olla jopa 25 Tt.
Huomautus: voit helposti synkronoida OneDriven SharePoint-tilin kanssa hyödyntääksesi lisätallennustilaa. Käyttämällä sen Synkronoi -painike on yksi helpoimmista tavoista lisätä SharePoint Windowsin Resurssienhallintaan.
4. Tiedoston koko ja tiedoston latausrajat
Jos yrityksesi tarvitsee tallentaa ja jakaa suuria tiedostoja, sekä SharePoint että OneDrive sallivat yksittäisten tiedostojen lähetysrajan 250 Gt asti. Molemmat sallivat 20 Gt:n lataus- ja latausrajoitukset zip-tiedostoille, ja ne voivat synkronoida jopa 250 Gt:n tiedoston.
Vaikka tiedostojen latausrajat ovat samat, SharePoint tarjoaa paremmat tiedostokokorajoitukset. Se tukee 30 miljoonan tiedoston ja kansion luetteloita, kun OneDrivessa on vain 50 000 kohdetta. OneDriven avulla voit kopioida ja liittää 2500 kohdetta samanaikaisesti verrattuna 300 000 SharePointiin. Lopuksi OneDrivessa on 300 000 kohteen synkronointiraja. SharePointiin ei kohdistu tällaisia rajoituksia.
Kärki: jos pidät OneDriven helppokäyttöisyydestä ja mukavuudesta, sinun kannattaa opetella käsittelemään OneDrive-synkronointiongelmia.
5. Helppokäyttöisyys
Löydät sekä SharePoint- että OneDrive-sovellukset Microsoft 365 -sovellusten hallintapaneelin kohdasta Sovellukset tai Sovellukseni. Valitsemalla jommankumman niistä pääset uuteen välilehteen verkkoselaimessa Windowsissa, Linuxissa tai Macissa.
Toisin kuin OneDrive, SharePoint ei ole saatavilla iOS- tai Android-sovelluspaketin kanssa.
Sekä OneDriven että SharePointin avulla voit jakaa joukon tiedostoja sähköpostitse. Voit myös jakaa ne Outlook-sovelluksessa sen mukautettujen sääntöjen mukaisesti ja luoda jaettavan linkin. SharePoint-tiedostojen lataaminen edellyttää, että vastaanottajalla on verkkosähköpostiosoite, tai hän ei saa ilmoituksia.
Vaikka OneDrive antaa sinun vastaanottaa asiakirjoja sähköpostitse, se tukee muutamia lisämenetelmiä. Voit esimerkiksi ladata OneDrive Microsoft Storesta tai Mac App Storesta. Se tukee myös Linux-integraatiota.
6. Lisenssikustannukset
OneDriven lisenssikustannukset ovat keskimäärin halvempia ja tarjoavat enemmän joustavuutta hinnoittelussa. Aloitus 5 Gt:n OneDrive-tili on täysin ilmainen, ja voit päivittää 50 Gt:n tilaukseen vain 9,99 dollarilla vuodessa.
SharePointin käyttö aloitustasolla edellyttää, että sinulla on vähintään Microsoft 365 Business Basic -sopimus, joka maksaa 6 dollaria kuukaudessa. Kaikki SharePoint-tilaukset tukevat 1 Tt:n kiinteää tallennustilaa sivustoa kohden, ja enimmäisraja on 25 Tt.
Sen lisäksi, että OneDrive-tiedostot ovat halvempia, niitä on myös helpompi käsitellä muilla kuin Microsoftin laitteilla. Voit jakaa OneDrive-asiakirjoja ja kansioita WhatsApp-, Telegram-, Signal-, Wire- ja muiden chat-sovellusten avulla.
Mitä tulee OneDrive vs. SharePointiin, molemmilla on omat etunsa, kuten edellä on kuvattu. Toisella Microsoft 365 -sovelluksella, Microsoft Teamsilla (työtili), on 1 Tt tallennustilarajoituksia/organisaatio. Kun otetaan huomioon nämä kolme vaihtoehtoa, mitä sinun pitäisi käyttää tiedostojen tallentamiseen?
Muistetaan ensin, että Teams Work -tili käyttää SharePointia tallennustilana. Itse asiassa, Tiedosto Teams-kanavan välilehti linkittää suoraan SharePoint-kansioon. Kun tallennat tiedoston Teamsiin, käytät todella SharePoint-tallennusrajasi loppuun.
OneDrive voi myös auttaa tallentamaan kaikki Teamsissa käytetyt tiedostot. Avaa Teams-sovellus Windows-tietokoneellasi ja siirry kohtaan Synkronoi -välilehti ja siirrä kaikki Teams-asiakirjat OneDriveen napsauttamalla sitä. SharePointissa on edistyneempiä ominaisuuksia, jotka tarjoavat syvemmän integroinnin Teamsiin. Jos sinulla on esimerkiksi SharePoint-mikrosivusto Microsoft 365 -käyttäjien ryhmälle, uusien tiimin jäsenten lisääminen rekisteröi heidät automaattisesti mikrosivustollesi.
Loppujen lopuksi OneDriven tai SharePointin valitseminen tiedostojen tallentamiseksi riippuu tarpeistasi. Jos tarvitset vain pilvipohjaisen tiedostojen säilytyskaapin, OneDrive on parempi valinta pääasiassa siksi, että se maksaa vähemmän. Jos tiedostosi ja kansiosi kuitenkin vaativat jonkin tason yhteistyötä, on järkevämpää siirtää ne OneDrivesta SharePointiin.
Nyt kun olet lukenut SharePoint vs. OneDrive: Mihin tiedostosi pitäisi tallentaa? loppuun, kutsumme sinut tutustumaan lisää Windows-kategoriaan. Löydät sieltä muita mielenkiintoisia artikkeleita, jotka laajentavat tietojasi ja pitävät sinut ajan tasalla. Älä lopeta lukemista ja löytämistä!
Vastaa