Hyödyllisimmät Excel-toiminnot tietojen suodattamiseen ja kaavioiden katseluun

8 hyödyllisintä Excel-toimintoa tietojen ja taulukoiden käsittelyyn, suodattimien käyttämiseen ja niiden katseluun graafisessa muodossa

Microsoft Excel on eniten käytetty ohjelma yrityksissä ja tilitoimistoissa ympäri maailmaa, koska se on erittäin tarkka laskelmien tekemisessä ja kaikenlaisten tietojen järjestämisessä kaavioiksi, taulukoiksi ja kaavioiksi henkilökohtaisia ​​tilejä, perhetilejä tai liikkeenjohdon ammattilaisia ​​varten.

Excelin kaikkien toimintojen tunteminen voi vaatia vuosien kokemusta ja online-oppaiden lukemista, mitä kaikki eivät voi yhtäkkiä saavuttaa (varsinkin jos olemme uusia Excelin käyttäjiä tai meitä pyydetään käyttämään sitä töissä).

Vain Aloita kokemuksen hankkiminen Excelistä heti näytämme sinulle mitkä ovat hyödyllisimmät Excel-toiminnot tietojen suodattamiseen ja kaavioiden katseluunjotta voimme paremmin orientoitua laskentataulukoihin ladatun tiedon meressä ja aloittaa Excelin työskentelyn todellisten ammattilaisten tavoin.

1) Sparkline-kaaviot

Sparklines on ollut läsnä Excel 2010 -versiosta lähtien ja niitä käytetään esittämään trendien visualisointeja riviin kirjoitetusta datasta. Käytännössä se on miniatyrisoitu kaavio, joka voidaan lisätä yhteen Excel-soluun viemättä tilaa arkilta, jotta rivillä olevista tiedoista saadaan yhdellä silmäyksellä yhteenveto.

Luodaksesi Sparkline-kaavioita, valitse solualue, napsauta Lisää-valikkoa ja valitse kaaviotyypiksi Viivat, Histogrammi tai Positiivinen/Negatiivinen.

Käytössä Officen virallinen verkkosivustovaiheittainen opas Sparkline-kaavioiden käyttämiseen.

2) Ehdollinen muotoilu

Ehdollinen muotoilu on melko tunnettu Excelin ominaisuus, jota käytetään yksittäisten solujen esittämiseen, värittämiseen tai muotoilun vaihtamiseen automaattisesti tietyissä olosuhteissa. On esimerkiksi hyödyllistä luoda lämpökartta, jotta näet solut, joissa on vähän lukuja, värjättyinä sinisenä ja suuremmat luvut punaisina.

Lämpökartan luominen ehdollisella muotoilullavalitse tiedot ja yläreunan Koti-valikosta ts Tyylit, napsauta Ehdollinen muotoilu -painiketta ja valitse väriasteikon tyyppi ja väriasteikko. Voit myös laittaa kuvakkeita ja nuolia jokaisen solun viereen tietääksesi, onko arvo kasvamassa vai pienenemässä.

Ehdot ovat sääntöjä, jotka voit määrittää perinteisillä Excel-funktioilla. Lue myös tätä toimintoa varten Toimiston opas tietää kaikki kaksi puolta.

3) MIN MAX BIG PIENET toiminnot

Minimum MIN ja Maximum MAX -funktiot Excelissä poimi valittujen tietojen enimmäis- ja vähimmäisarvot. Jos kuitenkin haluat löytää paitsi ensimmäisen suurimman myös toisen, kolmannen ja n:nnen, on olemassa funktioita ISO JA PIENIlöytääksesi n:nneksi suurimman tai pienimmän arvon valituista tiedoista.

Saat lisätietoja Excelin toiminnoista lukemalla Toimiston opas tai oppaamme kuinka käytä laskentafunktioita Excelissä (COUNT ja SUM).

4) Poista kaksoiskappaleet

Taulukossa, jossa on paljon tietoja (kuten osoitekirjassa) on myös helppo poistaa kaksoiskappaleita. Excel toimii hyvin kaksoiskappaleiden poistamiseen luettelosta tai tietystä tietoluokasta käyttämällä valikosta tiettyä toimintoa Data.

siellä Toimiston opas tarjoaa meille kaikki tiedot kaksoiskappaleiden suodattamisesta ja niiden poistamisesta.

5) Pivot-taulukoiden datasuodattimet

Pivot-taulukot ovat yksi niistä Excel-toiminnot, jotka kaikkien tulee osata tehdä.

Pivot-taulukoiden visuaaliset suodattimet mahdollistavat sen tarkastella tietoosajoukkoa linkitetynä kaaviona tai raakatietona. Voit esimerkiksi tarkastella eri tuotteiden myyntitrendiä interaktiivisella kaaviolla, joka muuttuu tietoihin käytetyn suodattimen mukaan.

Tietosuodattimet ovat todella hyödyllinen ja muokattavissa oleva ominaisuus, joten jos haluat tietää, miten niitä käytetään, kannattaa tutustua virallinen opas joka selittää kaikki yksityiskohdat parhaiten.

6) VLOOKUP- tai VSLOOKUP-toiminto

VLOOKUP on yksi Excelin hyödyllisimmistä toiminnoista käsitellä tietokantaluetteloissa olevia tietoja (yksilöllisillä tunnistenumeroilla) joten voit etsiä tiettyä merkintää yhdestä sarakkeesta ja nähdä eri sarakkeen haetut tiedot samalla rivillä kuin kyseinen merkintä.

Esimerkiksi tuoteluettelossa tuotekoodille voit tietää hinnan, kuvauksen jne.; käytännössä se on toiminto, joka automatisoi tiettyjen tietojen lukemisen Excel-tietokannasta. VLOOKUP on pääasiassa kaupallisella alalla käytetty toiminto, jonka avulla voit säästää paljon aikaa.

Italiankielinen opas VLOOKUPissa on päällä Toimiston sivusto.

7) Tietojen lataaminen muista arkeista tai asiakirjoista

Jos meillä on paljon Exceliin tuotavaa dataa Suosittelemme ehdottomasti olemaan tekemättä yksinkertaista kopiointia ja liittämistäkoska tiedot voivat olla huonosti muotoiltuja, kun ne on ladattu Exceliin.

Edelleen kuin todelliset ammattilaiset ja hankkia tiedot oikein kaavioita ja taulukoita varten painamme valikon yläosassa Datapaina vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta Palauta tiedot ja valitse, mihin ladataan laskentataulukkoon lisättävät tiedot.

Tällä menettelyllä voimme ladata tietoja mistä tahansa tekstitiedostosta (jopa Wordista), ladata PDF-tiedoston sisältämiä tietoja, ladata tietoja tilaisuutta varten luodusta tietokannasta ja ladata tietoja kuvasta tai muista luettelotyökaluista joitain tietoja.

8) Lataa tietoja online-sivustoilta

Edelleen ladattujen tietojen aiheessa voimme käyttää Exceliä luettelon tietovirrat, jotka tulevat Internet-sivustoltatietovirtojen päivittäminen reaaliajassa ja käyttövalmiin taulukon hankkiminen (ilmeisesti jos käytetyllä verkkosivulla on tiedot järjestyksessä ja kaavamaisesti).

Saadaksemme tietoja online-sivustolta avaamme valikon uudelleen Data mistä tahansa Excel-arkista, paina vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta Verkostasyötä linkki palautettaviin tietoihin verkossa ja paina OK.

Näyttöön tulee uusi näyttö, jossa analysoidaan sivustolta palautettavissa olevat tiedot ja on mahdollisuus jo lisätä ne siistiin taulukkoon, joka on valmis ladattavaksi Excel-arkille (voimme valita taulukon tyypin, muuttaa väriä taulukosta ja muuttaa myös yksittäisten sarakkeiden otsikoita).

Johtopäätökset

Näillä yksinkertaisilla temppuilla Excelille tulemme heti paljon paremmaksi laskentataulukoiden hallinnassa ja saamme riittävän kokemuksen voidaksesi lisätä uusia tietoja, suodattaa tietoja ja nähdä kaavioita kuin todelliset ammattilaiset.

Edelleen Excel-teemalla suosittelemme, että luet myös oppaamme aiheesta kuinka tehdä taulukko excelissä ja miten lisää kuvia Excel-taulukkoon.